Бизнес-история становления и развития предприятия. Анализ и оценка эффективности работы документационного обеспечения управления. Автоматизация принятия стратегических решений в ОАО. Формирование требований к системе электронного документооборота.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«КУБАНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

(ФГБОУ ВПО «КубГУ»)

Кафедра общего, стратегического, информационного менеджмента и бизнес - процессов

ВЫПУСКНАЯ КВАЛИФИКАЦИОННАЯ РАБОТА

Информационно-докуменТационное обеспечение принятия стратегических решений в организации (на примере ОАО «Родина»)

Специальность 032001.65 Документоведение и документационное обеспечение управления

Специализация «документирование деятельности органов государственной власти и местного самоуправления», заочная форма обучения

Студентка Анастасия Викторовна Багмут

Краснодар 2013

Стратегическое решение, информационно-документационное обеспечение, показатели эффективности, СЭД, документооборот.

Цель работы - повышение эффективности деятельности ОАО «Родина» в области информационно-документационного обеспечения принятия стратегических решений посредством внедрения системы электронного документооборота.

Объектом исследования выступает ОАО «Родина».

В результате исследования разработан комплекс мероприятий по повышению эффективности системы информационно-документационного обеспечения ОАО «Родина», разработан проект внедрения СЭД.

• Введение
• 2. Системный анализ состояния системы ДОУ в ОАО «Родина» и оценка ее эффективности
• 2.2 Анализ действующей системы документационного обеспечения
• 2.3 Постановка проблем развития системы информационно-документационного обеспечения управления в ОАО «Родина». Выбор актуальных проблем развития информационно-документационного обеспечения при принятии стратегических решений
• 3. Разработка технологии инофрмационно-документационного обеспечения принятия стратегических решений в ОАО «Родина»
• 3.1 Выбор и разработка проекта информационной системы для принятия стратегических решений
• 3.1.1 Формирование требований к системе электронного документооборота
• 3.2 Выбор критериев и показателей и проведение оценки эффективности предлагаемого проектного решения
• 3.3 Экономическое обоснование разработанного проекта
• Заключение
• Список использованных источников

Приложения

Введение

Вот уже 20 лет в нашем государстве существует рыночная экономика, переход к которой обозначил, что руководителям пришлось учиться управлять самостоятельно, а не по указке «сверху». Одним из элементов самостоятельного управления деятельностью предприятия является принятие управленческих решений.

Автоматизация документооборота позволяет любой организации ускорить процесс работы, опередить конкурентов при принятии как оперативных, так и стратегических решений.

Внедрение СЭД обеспечивает слаженную работу всех подразделений; упрощает работу с документами, повышает ее эффективность и оперативность доступа к информации. Следовательно, автоматизация документооборота необходима в любой организации, независимо от масштаба и типа собственности, ведь использование СЭД повышает конкурентоспособность фирмы на рынке товаров и услуг.

Управленческие решения на предприятии охватывает все стороны его деятельности: подготовку производства, собственно производство, сбыт, работу с персоналом, финансы и др.

Актуальность выбранной темы обусловлена важностью проблемы обеспечения документационного обеспечения организации на этапе принятия стратегических решений. Выработка единых требований к системе документооборота, выявление полного набора нормативных функций исполнителей и механизмов управления на каждом из этапов жизненного цикла документа (формирование проекта, подготовка, регистрация, исполнение, передача в архив) также являются не простой задачей.

В ходе выполнения выпускной квалификационной работы изучены и проанализированы основные направления деятельности Открытого акционерного общества «Родина» (далее ОАО «Родина») по документированию и организации работы с документами с целью выявления их особенностей.

Объектом исследования является ОАО «Родина» - агропромышленный комплекс, расположенный в ст. Челбасской Каневского района Краснодарского края.

Предметом исследования является процесс информационно-документационного обеспечения принятия стратегических решений в ОАО «Родина».

Целью выпускной квалификационной работы является повышение эффективности деятельности ОАО «Родина» в области информационно-документационного обеспечения принятия стратегических решений посредством внедрения системы электронного документооборота.

Исходя из этого, выстраивается ряд задач:

1) раскрытие сущности понятия «организация информационно-документационного обеспечения принятия стратегических решений» и выявление особенностей современного этапа развития систем ДОУ;

2) характеристика нормативно-правовой базы информационно-документационного обеспечения управления;

3) оценка эффективности действующей системы ДОУ в ОАО «Родина»;

4) разработка комплекса мероприятий по повышению эффективности системы ИДОУ принятия стратегических решений;

5) оценка экономической эффективности от предложенных внедрений.

При написании выпускной квалификационной работы был использован 51 источник. В первую очередь была изучена и проанализирована нормативно-методическая и законодательная база. Кроме того, теоретико-методологическую базу исследования составили труды таких известных авторов, как Г.Н. Зацепина, Т.В. Кузнецова, Ю.Н. Столяров, Д.В. Арутюнова, Г.Я. Гольдштейн и др.

Эмпирическую базу исследования составили: материалы профессиональной периодической печати, ресурсов Internet, внутренние (локальные) акты и документы ОАО «Родина».

В соответствии с поставленными задачами выпускная квалификационная работа состоит из введения, трех глав, заключения и трех приложений.

Первая глава посвящена теоретическим основам стратегического управления и делопроизводства в организации. Описана нормативно-правовая база документационного обеспечения управления, показано современное состояние информационного обеспечения принятия стратегических решений в организации.

Вторая глава по своему содержанию является анализом экономической и хозяйственной деятельности ОАО «Родина». Описана система информационно-документационного обеспечения деятельности организации, показаны основные проблемы в документационном обеспечении принятия стратегических решений.

Третья глава - это разработка предложений по совершенствованию информационно-документационного обеспечения деятельности ОАО «Родина» по принятию стратегических решений, которая включает в себя несколько разделов: автоматизация документооборота организации, а также ожидаемые выводы от предложенных изменений.

1. Теоретические основы информационно-документационного обеспечения принятия стратегических решений

1.1 Сущность понятия «стратегическое управление» и его современное состояние

Стратегическое управление - это комплексная система постановки и реализации стратегических целей предприятия, основанная на прогнозировании среды и выработке способов адаптации к ее изменениям, а также воздействия на нее .

Стратегия - образ организационных действий и управляющих подходов, используемых для достижения организационных задач и целей организации.

В современной науке менеджмента выделяют некоторые особенности стратегического управления:

1. Целью современной организации стала адаптация к изменениям. В связи с необходимостью учета динамики внешней среды, выделяют два направления развития стратегического управления:

Регулярное стратегическое управление, которое является логическим развитием стратегического планирования и состоит из двух взаимодополняющих подсистем: подсистемы анализа и планирования стратегии и подсистемы реализации стратегии;

Стратегическое управление в реальном масштабе времени - решение неожиданно возникающих стратегических задач. Оно развивается в отраслях, где изменения во внешнем окружении происходят с высокой частотой и непредсказуемы.

Организации вынуждены параллельно заниматься уточнением стратегии и решением возникших стратегических задач.

2. Целью стратегического управления является развитие, т.е. изменение не только количественных, но и качественных характеристик. Например, к числу стратегических решений можно отнести решения о реконструкции организации, внедрении новой продукции и технологии, выходе на новые рынки сбыта.

3. Продуктом стратегического управления является потенциал организации, который складывается из ресурсов и источников их пополнения, связей, положения и организационной системы в целом. Потенциал также характеризует максимально эффективное использование ресурсов для достижения поставленной цели. С другой стороны, потенциал представляет собой источник формирования конкурентного преимущества организации, а, следовательно, нуждается в постоянном развитии и совершенствовании.

4. В качестве дополнительных признаков стратегического менеджмента выделяют:

Гибкое реагирование на импульсы внешнего окружения;

Осуществление своевременных изменений в организации;

Опора на человеческий потенциал;

Ориентация на потребителя;

Долгосрочные перспективы за счет конкурентных преимуществ;

Рассмотрение массива данных, а не отдельных ее составляющих;

Обеспечение конкурентоспособности компании в перспективе.

1) проблемы, связанные с целями компании, которые направлены на повышение эффективности деятельности организации путем обеспечения взаимосвязи целей, ресурсов и результатов;

2) проблемы, связанные с элементами организации, если эти элементы необходимы для достижения целей, но в настоящий момент отсутствуют или имеются в недостаточном объеме;

3) проблемы, связанные с внешними факторами .

Таким образом, стратегическое управление - это современный инструмент управления развитием организации, направленным на повышение потенциала путем достижения конкурентоспособности в условиях нарастающих изменений во внешней среде и связанной с этим неопределенности .

Стратегическое управление - это такое управление, которое опирается на человеческий потенциал как основу организации, ориентирует производственную деятельность на запросы потребителей, гибко реагирует и проводит своевременные изменения в организации, отвечающие вызову со стороны окружения и позволяющие добиваться конкурентных преимуществ, что в совокупности дает возможность организации выживать в долгосрочной перспективе, достигая при этом своих целей.

Объектами стратегического управления являются организации, стратегические хозяйственные подразделения и функциональные зоны организации.

Предметом стратегического управления являются:

Проблемы, которые прямо связанны с генеральными целями организации.

Проблемы и решения, связанные с каким-либо элементом организации, если этот элемент необходим для достижения целей, но в настоящее время отсутствует или имеется в недостаточном объеме.

Проблемы, связанные с внешними факторами, которые являются неконтролируемыми.

«Проблемы стратегического управления чаще всего возникают в результате действия многочисленных внешних факторов. Поэтому, чтобы не ошибиться в выборе стратегии, важно определить, какие экономические, политические, научно-технические, социальные и другие факторы оказывают влияние на будущее организации» .

На рисунке 1 показаны ключевые характеристики стратегического аспекта управления организацией в сравнении с оперативным (текущим) управлением .

Рисунок 1 - ключевые характеристики стратегического аспекта управления организацией в сравнении с оперативным (текущим) управлением

Рассмотрим основные характеристики стратегических решений. Можно выделить девять таких характеристик :

1) стратегические решения отражают точку зрения руководства, на что должна быть похожа организация и чем она должна заниматься;

2) стратегические решения призваны оказать содействие организации в обеспечении взаимодействия с внешней средой. Организация постоянно подстраивается под изменяющуюся обстановку;

3) стратегические решения принимают во внимание собственные ресурсы организации и содействуют обеспечению точных соответствий между деловой активностью и имеющимися ресурсами;

4) стратегические решения включают представление о большом изменении в системе работы организации;

5) стратегические решения чрезвычайно сложны и включают различные степени неопределенности. Они подразумевают, что организация должна делать допущения о предстоящих событиях на основе не очень надежной информации;

6) стратегические решения требуют всестороннего подхода к управлению организацией;

7) стратегические решения имеют дальний прицел. Они подразумевают длительные перспективы и имеют долгосрочное значение;

8) стратегические решения имеют причастность к оценкам и ожиданиям ключевых участников компании внутри организации (акционеров, директоров и др.) Многие исследователи утверждают, что стратегия организации является отражением отношений и мнений влиятельных внутренних участников компании;

9) стратегические решения серьезно воздействуют на ресурсы и оперативную деятельность. Они оказывают влияние на ресурсную базу организации и вызывают волны организационных решений более низкого уровня.

Таким образом, принятие стратегических решений - жизненно важная задача для организации любого масштаба и сферы деятельности. Грамотное документационное обеспечение данного процесса является залогом юридически верных и целесообразных решений.

1.2 Нормативно-правовая база формирования системы документационного обеспечения деятельности организации

Организация документационного обеспечения принятия стратегических решений предприятия - это комплекс мероприятий, направленных на создание и поддержание условий, необходимых для осуществления эффективного управления деятельности руководящего состава предприятия по документированию разработки и реализации действий, ведущих к долгосрочному превышению уровня результативности деятельности организации над уровнем конкурентов.

Всегда актуальной является задача закрепления в законодательном порядке основных положений по организации и ведению общего делопроизводства с целью создания минимально необходимого и достаточного количество документов в случаях, требующих документального подтверждения событий и фактов.

Комплекс федеральных нормативно-методических материалов по документационному обеспечению составляют Федеральные законы, приказы и распоряжения Правительства РФ, государственные и международные стандарты .

Как известно, существует 3 уровня нормативно-правовых актов (НПА) (см. рисунок 2).

Рисунок 2 - Структура нормативно-правовых актов РФ

Отношения, возникающие при формировании и использовании информационных ресурсов, регулирует Федеральный закон РФ от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» .

Федеральный закон РФ от 27.02.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» регулирует условия использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. В этом законе определены условия использования электронной цифровой подписи, особенности ее использования.

Кроме того, нельзя не упомянуть ФЗ Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» .

Одним из основополагающих документов в сфере нормативного регулирования деятельности по документационному обеспечению является приказ Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33 «Государственная система документационного обеспечения управления» . Этот документ представляет собой совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления и содержит комплекс требований и положений, способствующих разработке единых подходов как к традиционным, так и автоматизированным системам управления документацией.

ГСДОУ упорядочивает организационную структуру управления документационным обеспечением в организациях путем решения вопросов построения типовых служб ДОУ, организацию технологического процесса создания и обработки документации, способствует разрешению ряда проблем автоматизации, создания и обработки документов и включает нормативные положения и правила общегосударственного масштаба и значения. Вместе с тем, являясь государственной по существу, система ориентирована и на применение в негосударственных структурах во всех своих аспектах.

Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти также способствует решению технологических задач документирования. Данный стандарт устанавливает состав реквизитов, правила оформления организационно-распорядительных документов, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов. Правила, предъявляя требования к унификации элементов оформления документации, в значительной степени облегчает создание типовых, унифицированных и единых процессов как традиционного, так и автоматизированного документирования, хранения и передачи документированной информации.

Специфика деятельности по документационному обеспечению управления предполагает значительную роль стандартов . Так, стандарт ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» формирует понятийный аппарат данной сферы деятельности. Термины, установленные настоящим стандартом, должны быть использованы во всех видах документации. Содержательную основу стандарта составляют три раздела: «Общие понятия», «Делопроизводство» и «Архивное дело».

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения включает документы, образующиеся при документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых учреждениями, организациями и предприятиями, независимо от их функций, уровня и масштаба деятельности, форм собственности. Перечень служит целям сохранения, организации и пополнения Архивного фонда Российской Федерации предназначен для определения сроков хранения документов, отбора их на постоянное хранение или уничтожение. Он должен использоваться также при подготовке номенклатур дел, формировании дел, при разработке схем классификации документов при создании поисковых систем в делопроизводстве, при разработке ведомственных перечней.

С началом широкомасштабного использования в делопроизводстве информационных технологий эта область стала многогранной и быстро изменяющейся, что тут же нашло отражение в соответствующих национальных и международных стандартах. По мере развития информационных технологий непрерывно идет совершенствование стандартов в области управления документацией, которые охватывают широкий спектр функций, процессов и даже отдельных методов, описывая их с различной степенью детализации - от высокоуровневых концепций до конкретных технологических процессов.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» определяет основные принципы управления документами независимо от видов носителей и используемых технологий. К сожалению, аналогичного стандарта по организации долговременного хранения пока нет, хотя в какой-то степени его роль играет ISO 14721:2003 «Базовая модель открытой архивной информационной системы».

К следующему уровню можно отнести стандарты, регламентирующие отдельные процедуры и виды работ. Сюда же можно включить требования к функциональным возможностям специализированных электронных систем для управления документами и для архивного хранения электронных документов, а также к «делопроизводческим» функциональным возможностям бизнес-приложений.

Основу этого массива нормативной информации составляют стандарты, регламентирующие различные методы и технологии, используемые в системах управления документами: файловые форматы, носители для долговременного хранения информации, метаданные, протоколы обмена и взаимодействия. Стандарты предназначены для достаточно широкого круга специалистов. Пользователей стандартов по управлению документацией условно можно разделить на две группы: на специалистов в области делопроизводства и архивного дела и на специалистов других направлений, которые по роду своей деловой деятельности создают, используют и хранят документы.

В последнее время разработчики как национальных, так и международных стандартов уделяют следующим направлениям стандартизации:

Требования к системам электронного документооборота (СЭД);

Обеспечение долговременной сохранности юридически значимых электронных документов;

Метаданные .

Функциональные требования к системам управления электронными документами (в нашей терминологии - к системам электронного документооборота) разрабатываются в основном в интересах государственных органов. Подобные требования служат ориентиром (а иногда и обязательным требованием) при закупке соответствующих систем для государственных органов, что позволяет выдержать единую техническую политику в государственном секторе и создать необходимые условия для межведомственного взаимодействия. Одновременно этими требованиями часто пользуются коммерческие организации при проведении своих закупок, выбирая из них нужные им положения.

Следует отметить, что в России ведется работа по унификации отечественных норм и международных стандартов. Так, представляют интерес разработанные в 2008 г. европейские требования MoReq2 (по заказу Еврокомиссии и правительства Евросоюза) .

Новой тенденцией в мировой практике стало появление требований к минимальному набору функциональных возможностей для управления документами, необходимому для деловых систем (учетных, управления ресурсами и бизнес-процессами и т.п.) - в отличие от требований к полномасштабным специализированным системам для управления документами.

Так, согласно разработанному в США стандарту DoD 5015.2-STD «Стандарт требований к СЭД Министерства обороны США» , версия 3 от 25 апреля 2007 г. предусмотрен набор требований к функциональным возможностям систем управления документами, которые необходимы для исполнения государственными органами положений законов о защите персональных данных и доступе к государственной информации. Это, в первую очередь, возможности:

Выделять документы, содержащие персональные данные и/или подлежащие раскрытию по закону о свободе доступа к государственной информации;

Регистрировать запросы граждан относительно своих персональных данных, а также запросы граждан и организаций о доступе к государственной информации; формировать соответствующие электронные досье, содержащие документы, создаваемые в ходе отработки этих запросов;

Управлять документацией по вопросам раскрытия персональной и государственной информации;

Собирать необходимые статистические данные и формировать соответствующие отчеты;

Поддерживать создание цензурированных версий раскрываемых документов и их хранение в связке с оригинальными документами.

Стандарт, кроме того, включает теперь раздел с требованиями по обеспечению взаимодействия между СЭД при передаче электронных документов из одной системы в другую.

Спецификации MoReq2 - это вторая версия Типовых требований (Model Requirements, MoReq), которая является новым европейским «де-факто» стандартом для систем, управляющих электронными документами. MoReq2 уже сейчас весьма влиятелен в области управления электронными документами, и это влияние в будущем будет только возрастать. Причины этого кроются в следующем:

Он предназначен для всех секторов, а не только для государственных органов;

Это международный стандарт, используемый во всей Европе, а также в Азии, Северной и Южной Америке;

Он описывает функциональные возможности, выходящие далеко за пределы собственно управления документами;

В ходе его разработки было организовано огромное по масштабам международное обсуждение проекта специалистами из многих стран мира.

Содержащиеся в данном стандарте указания помогут понять требования к делопроизводству, организационные и деловые основы для выполнения процессов конверсии и миграции, вопросы технологического планирования, мониторинга и контроля выполнения процессов. В нем описаны действия, компоненты и конкретные методики конверсии и миграции документов из одной системы управления документами в другую, в том числе такие вопросы, как управление рабочими процессами (workflow), тестирование, контроль версий и верификация.

Стандарт ГОСТ 7.1-84. «Библиографическое описание документа. Общие требования и правила составления» содержит требования, обеспечивающие сохранение подлинности и аутентичности электронных документов при их конверсии из одной электронной системы хранения документов в другую. И хотя вопросы обеспечения длительной сохранности электронных документов непосредственно не рассматриваются, они очень связаны с задачей конверсии, поскольку многие стратегии обеспечения длительной сохранности включают в себя тот или иной вид конверсии.

В части I стандарта рассматриваются решения, связанные с планированием программы конверсии и с вопросами делопроизводства. Часть II посвящена обсуждению собственно процесса конверсии. Приложения включают:

Таблицы, в которых вместе сведены «делопроизводческие» требования; движущие силы и риски, связанные с процессом конверсии; меры контроля и управления, стадии процесса конверсии;

Другие материалы в помощь специалистам, отвечающим за конверсию.

Во введении проекта стандарта говорится: «Все чаще информация, которая была создана, введена и сохранена в электронном виде, используется в качестве свидетельства деловой деятельности. Подобные доказательства могут потребоваться в случае контрактных споров или в суде. Данный Технический отчет определяет рекомендуемую практику для электронного хранения деловой или иной информации в виде графических образов. Соответственно, соблюдение этих рекомендаций представляет для организации интерес даже тогда, когда достоверность сохраненной информации не оспаривается» .

Новая редакция стандарта ISO 15836:2009 «Информация и документация - Дублинское ядро метаданных» была опубликована в 2009 г. ISO 15836:2009 устанавливает стандарт описания ресурсов, известный как «Набор элементов метаданных Дублинского ядра». ISO 15836:2009 не ограничивает понятие ресурса, однако чаще всего он используется для описания книг и документов .

Данный стандарт - одна из наиболее популярных универсальных систем метаданных, была разработана в конце 1990-х гг. по инициативе Консорциума Всемирной паутины. Популярность его обусловлена тем, что модель описания, основанная на «Дублинском ядре», не исключает возможности использования других различных лингвистических средств. Кроме того, для применения «Дублинского ядра» не требуется специальной подготовки - в отличие от традиционных библиотечных форматов.

ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Процессы управления документами. Метаданные для документов. Часть 1. Принципы» - это второй современный российский стандарт в области управления документацией. Стандарт подготовлен Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела на основе аутентичного перевода международного стандарта ISO 23081-1:2006 «Information and documentation - Records management processes - Metadata for records - Part 1. Principles». Данный документ дает ответ на вопросы: что такое метаданные, какие бывают метаданные и как их использовать для управления документами согласно требованиям ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Стандарт устанавливает основы для создания, управления и использования метаданных об управлении документами, а также объясняет принципы, лежащие в основе управления ими. В нем подчеркивается значение метаданных об управлении документами в деловых процессах и описываются различные роли и типы метаданных, которые поддерживают деловые процессы и процессы управления документами. В стандарте также устанавливается структура управления этими метаданными .

Таким образом, можно сделать вывод, что законодательную основу деятельности по документационному обеспечению управления составляет огромный массив российских и международных документов, при этом особую роль, в силу специфики объекта регулирования играют стандарты. Главной тенденцией последних лет является стремление к унификации национальных стандартов документационного обеспечения, разработке международных нормативных актов, которые в условиях глобализации и растущей взаимосвязи информационного пространства позволят оптимизировать коммуникационное процессы.

Еще одна ярко выраженная тенденция - постепенный перевод всей системы документационного обеспечения в цифровой формат. Возможность использования мирового опыта работы с документами, прежде всего электронными, может как значительно сократить сроки внедрения электронного документооборота в наших организациях, так и ускорить процесс создания архивов юридически значимых электронных документов.

1.3 Информационные технологии принятия стратегических решений в организации

Организации различных типов и сфер деятельности можно представить как бизнес-систему, в которой экономические ресурсы посредством различных организационно-технических и социальных процессов преобразуются в товары и услуги.

В процессе деятельности любой бизнес-системы на нее влияют факторы внешней среды (конкуренты, заказчики, поставщики, государственные учреждения, партнеры, собственники, банки, биржи и т. д.) и внутренние факторы, которые в основном являются результатом принятия того или иного управленческого решения.

Процесс принятия управленческих решений рассматривается как основной вид управленческой деятельности, т. е. как совокупность взаимосвязанных, целенаправленных и последовательных управленческих действий, обеспечивающих реализацию управленческих задач.

Цель и характер деятельности организации определяют ее информационную систему и автоматизацию информационной технологии, а также вид обрабатываемого и производимого информационного продукта, на основе которого принимается оптимальное управленческое решение.

Эффективность принятия управленческих решений в условиях функционирования информационных технологий в организациях различного типа обусловлена использованием разнообразных инструментов анализа финансово-хозяйственной деятельности предприятий. Можно выделить четыре круга задач, решаемые фирмой:

1) первый круг задач ориентирован на предоставление экономической информации внешним по отношению к фирме пользователям -- инвесторам, налоговым службам и т. д. Чаще всего для анализа используются показатели, получаемые на основе данных стандартной бухгалтерской и статистической отчетности, а также других источников информации;

2) второй круг связан с задачами анализа, предназначенными для выработки стратегических управленческих решений развития бизнеса. Информационная база должна быть шире, но в рамках достаточно высоко агрегированных показателей, характеризующих основные тенденции развития отдельной фирмы или корпорации;

3) третий круг задач анализа ориентирован на выработку тактических решений. Его информационная база чрезвычайно широка и требует охвата большого количества частных высоко детализированных показателей, характеризующих различные стороны функционирования объекта управления;

4) четвертый круг задач связан с задачами оперативного управления экономическим объектом в соответствии с функциональными подсистемами экономического объекта. Для решения этих задач используется текущая оперативная информация о состоянии экономического объекта и внешней среды.

Основными функциями управленческого аппарата различных организаций являются анализ ситуаций в компании и внешней среде и принятие решений по стратегическому и краткосрочному планированию ее деятельности.

Реализация плановых задач принятия решений осуществляется на стратегическом, тактическом и оперативном (операционном) уровнях.

Каждый из этих уровней требует определенной информационно-документационной поддержки, которая реализуется на базе информационной технологии. В соответствии с уровнями принятия решений в функционировании информационной технологии можно выделить три контура: долгосрочного стратегического планирования, среднесрочного тактического планирования и оперативного регулирования деятельности организации:

1) стратегический уровень ориентирован на руководителей высшего ранга. За счет организации информационной технологии обеспечивается доступ к информации, отражающей текущее состояние дел в фирме, внешней среде, их взаимосвязи и необходимой для принятия стратегических решений. Основными целями стратегического уровня управления являются:

Определение системы приоритетов развития организации;

Оценка перспективных направлений развития организации;

Выбор и оценка необходимых ресурсов для достижения поставленных целей.

В соответствии с этими направлениями информационная технология обеспечивает высшему руководству оперативный, удобный доступ и сортировку информации по ключевым факторам, которые позволяют оценивать степень достижения стратегических целей фирмы и прогнозировать ее деятельность на длительную перспективу. Особенностями информационной технологии контура долгосрочного планирования и анализа прогнозируемого функционирования является построение агрегированных моделей развития организации с учетом деятельности смежных производственно-хозяйственных комплексов.

Модели данного контура функционирования информационной технологии должны учитывать:

Особенности развития рыночных отношений в стране;

Возможные перспективные виды продукции (товары и услуги), относящиеся к профилю деятельности организации или предприятия;

Потенциальные виды производственных ресурсов, возможные для использования при создании новых видов продукции (товаров, услуг);

Перспективные технологические процессы изготовления новых видов продукции (товаров и услуг) .

Учет перечисленных факторов в модели функционирования информационной технологии базируется преимущественно на использовании внешней для деятельности организации информации. Таким образом ИТ должна располагать развитой коммуникационной средой (включая Internet) для получения, накопления и обработки внешней информации.

Отличительной особенностью функционирования ИТ в контуре долгосрочного стратегического планирования, базирующемся на использовании агрегированных моделей, следует считать решающую роль самого управленческого персонала в процессе принятия решений. Высокий уровень неопределенности и неполноты информации повышает значение субъективного фактора как основы принятия решений. При этом автоматизированная информационная технология выступает в роли вспомогательного средства, обеспечивающего главную предпосылку для организации деятельности аппарата управления.

Таким образом, информационные технологии поддержки стратегического уровня принятия решений помогают высшему звену управления организацией решать неструктурированные задачи, основной из которых является сравнение происходящих во внешней среде изменений с существующим потенциалом фирмы.

Основным инструментарием для поддержки работы высшего руководящего звена являются разрабатываемые стратегические информационные системы для реализации стратегических перспективных целей развития организации.

В настоящее время еще не выработана общая концепция внедрения стратегических информационных систем из-за их целевой и функциональной многоплановости. Существуют три тенденции их использования:

За основу первой принято положение, что сначала формулируются цели и стратегии их достижения, а только затем автоматизированная информационная технология приспосабливается к выработанной заранее стратегии;

Вторая тенденция основана на том, что организация использует стратегическую информационную систему при формулировании целей и стратегическом планировании;

За основу третьей тенденции принята методология синтеза двух предыдущих тенденций - встраивания стратегической информационной системы в существующую информационную технологию с совмещением выработки концепции развития организации в управленческом звене фирмы.

Информационные технологии призваны создать общую среду компьютерной и телекоммуникационной поддержки стратегических решений в неожиданно возникающих ситуациях;

2) тактический уровень принятия решений основан на автоматизированной обработке данных и реализации моделей, помогающих решать отдельные, в основном слабо структурированные задачи (например, принятие решения об инвестициях, рынках сбыта и т. д.). К числу основных целей тактического уровня руководства относятся:

Обеспечение устойчивого функционирования организации в целом;

Создание потенциала для развития организации;

Создание и корректировка базовых планов работ и графиков реализации заказов на основе накопленного в процессе развития организации потенциала.

Для принятия тактических решений информационная технология должна обеспечивать руководителей среднего звена информацией, необходимой для принятия индивидуальных или групповых решений тактического, плана. Обычно такие решения имеют важное значение на определенном временном интервале (месяц, квартал, год).

Тактический уровень принятия решения средним управленческим звеном используется для мониторинга (постоянного слежения), контроля, решений и администрирования. Основными функциями, которые выполняются на базе автоматизированной информационной технологии, являются: сравнение текущих показателей с прошлыми, составление периодических отчетов за определенный период, обеспечение доступа к архивной информации, принятие тактических управленческих решений и т. д.

Функционирование информационной технологии в контуре среднесрочного тактического планирования базируется на использовании моделей, отражающих реальные факторы и условия возможного развития деятельности организаций и предприятий, в значительной степени учитываются внешние требования поставщиков и потребителей. Однако в данном контуре внешняя информация точно соответствует возможным и практически осуществляемым направлениям развития организаций и предприятий, что повышает уровень определенности данных и модели системы управления.

Для поддержки принятия тактического решения в информационной технологии фирмы используются такие инструментальные средства, как базы данных, системы обработки знаний, системы поддержки принятия решений и т.д.

Одним из инструментальных средств для принятия тактического решения в настоящее время являются системы поддержки принятия решений, которые обслуживают частично структурированные задачи, результаты которых трудно спрогнозировать заранее. Системы поддержки принятия решений имеют достаточно мощный аналитический аппарат с несколькими моделями. Основными характеристиками таких систем являются:

Возможность решения проблем, развитие которых трудно прогнозировать;

Наличие инструментальных средств моделирования и анализа;

Возможность легко менять постановки решаемых задач и входных данных;

Гибкость и адаптируемость к изменению условий;

Технология, максимально ориентированная на пользователя;

3) оперативный (операционный) уровень принятия решений является основой всех автоматизированных информационных технологий. На этом уровне выполняется огромное количество текущих рутинных операций по решению различных функциональных задач экономического объекта. Оперативное управление ориентировано на достижение целей, сформулированных на стратегическом уровне, за счет использования определенного на тактическом уровне потенциала. При этом к числу важнейших приоритетов оперативного управления следует отнести:

Получение прибыли за счет реализации запланированных заранее мероприятий с использованием накопленного потенциала;

Регистрацию, накопление и анализ отклонений хода производства от запланированного;

Выработку и реализацию решений по устранению или минимизации нежелательных отклонений .

Функционирование информационной технологии в контуре текущего планирования и оперативного регулирования происходит в условиях определенности, полноты информации и зачастую в режиме реального времени обработки информации.

Информационные технологии обеспечивают специалистов на оперативном уровне информационными продуктами, необходимыми для принятия ежедневных оперативных управленческих решений. Назначение инструментальных средств информационной технологии на этом уровне -- отвечать на запросы о текущем состоянии фирмы и контролировать информационные потоки организации, что соответствует оперативному управлению.

Информационная технология, поддерживающая управление на оперативном уровне, является связующим звеном между организацией и внешней средой. Через оперативный уровень также поставляются данные для остальных уровней управления. Инструментальные средства на оперативном уровне управления имеют небольшие аналитические возможности. Они обслуживают специалистов организации, которые нуждаются в ежедневной, еженедельной информации о состоянии дел как внутри фирмы, так и во внешней среде. Основное их назначение состоит в отслеживании ежедневных операций в организации и периодическом формировании строго структурированных сводных типовых отчетов.

Основные информационные потребности на оперативном уровне могут быть удовлетворены с помощью типовых функциональных и проблемно-ориентированных аппаратно-программных инструментальных средств для текстовой, табличной, графической и статистической обработки данных, электронных коммуникаций и т. д.

Таким образом, информационное обеспечение в принятии стратегических решений занимает довольно весомую нишу, т.к. оно способствует не только получению прибыли за счет реализации запланированных заранее мероприятий, но и регистрацию, накопление и анализ отклонений хода производства от запланированного, а также выработку и реализацию решений по устранению или минимизации нежелательных отклонений от бизнес-плана.

2. Системный анализ состояния системы ДОУ в ОАО «Родина» и оценка его эффективности

2.1 Анализ бизнес-истории становления и развития ОАО «Родина»

ОАО «Родина» - сельскохозяйственное предприятие, расположенное в станице Челбасской Каневского района Краснодарского края.

Открытое акционерное общество «Родина» в своей нынешней организационно-правовой форме было образовано 03.09.1998 г. Предприятие действует на основании Устава, действующая редакция которого утверждена протоколом № 2 от 25 ноября 2010 г.

В соответствии с уставом целью образования ОАО «Родина» является удовлетворение общественных потребностей в работе, продукции, услугах Общества, получение прибыли за счет создания конкурентоспособных товаров, работ и услуг, при этом Общество имеет гражданские права и несет гражданские обязанности, необходимые для осуществления любых видов деятельности, не запрещенных федеральными законами.

Юридический адрес ОАО «Родина»: Краснодарский край, Каневской район, ст. Челбасская, ул. Красная, 119. Предприятию присвоены идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) 2334006686, внесение записи в Единый государственный реестр юридических лиц было осуществлено 19 сентября 2002 г., ОГРН: 1022303977376.

Общество является юридическим лицом, может от своего имени приобретать и осуществлять любые имущественные и личные неимущественные права, предоставляемые законодательством для открытых акционерных обществ, нести обязанности, от своего имени совершать любые допустимые законом сделки, быть истцом и ответчиком в суде. Также ОАО «Родина» имеет в собственности обособленное имущество, учитываемое на его самостоятельном балансе, осуществляет владение, пользование и распоряжение им в соответствии с целями своей деятельности и назначением имущества.

Уставный капитал ОАО «Родина» составляет 21 019 506 (двадцать один миллион девятнадцать тысяч пятьсот шесть) рублей, поделенных на 20 019 506 (двадцать миллионов девятнадцать тысяч пятьсот шесть) обыкновенных именных акций номинальной стоимостью 1 (один) рубль каждая и 1 000 000 (один миллион) привилегированных именных акций номинальной стоимостью 1 (один) рубль каждая.

В соответствии с п. 7.2 Устава ОАО «Родина», общество вправе размещать дополнительно к размещенным акциям 140 136 542 (сто сорок миллионов сто тридцать шесть тысяч пятьсот сорок две) штуки обыкновенных именных акций номинальной стоимостью 1 (один) рубль каждая, на общую сумму по номинальной стоимости 140 136 542 (сто сорок миллионов сто тридцать шесть тысяч пятьсот сорок два) рубля и 7 000 000 (семь миллионов) штук привилегированных именных акций номинальной стоимостью 1 (один) рубль каждая, на общую сумму по номинальной стоимости 7 000 000 (семь миллионов) рублей (объявленные акции).

Открытое акционерное общество «Родина» было преобразовано из ЗАО «Родина», ранее, в советскую эпоху одноименное коллективное сельскохозяйственное предприятие Каневского района.

Начиная с 2000 г. ОАО «Родина» входит в группу компаний «Степь» ОАО концерна «Стелла» и является одним из крупнейших сельскохозяйственных предприятий по производству продукции растениеводства и животноводства Каневского района (см. рисунок 4).

Как видно из приведенной схемы, в Группу компаний «Степь» входят восемь сельхозпредприятий, расположенных в Каневском, Ленинградском и Павловском районах Краснодарского края. Основными видами деятельности ОАО «Родина» являются:

Выращивание зерновых и зернобобовых культур;

Выращивание масличных культур;

Выращивание сахарной свеклы;

Выращивание кормовых культур;

Заготовка растительных кормов;

Разведение крупного рогатого скота;

Производство мяса и пищевых субпродуктов крупного скота и свиней;

Производство молока;

Оптовая торговля зерном, семенами и кормами для сельскохозяйственных животных.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 3 - Место ОАО «Родина» в общей структуре ОАО концерн «Стелла»

Высокие темпы развития ОАО «Родина» демонстрирует только в последние годы, после вхождения в Группу компаний. До начала 2000-х г. это было одно из наиболее «проблемных» хозяйств района. Только в 1999 г. чистый убыток, полученный предприятием составил 13 миллионов руб. Вхождение в состав концерна «Стела» позволило существенно обновить парк сельхозтехники, в частности закупить технику со шлейфом орудий, которая позволила внедрить наиболее современные технологии в кормопроизводстве, выращивании животных, растениеводстве, привлечь масштабные инвестиции по обновлению производственной базы. Уже в 2006 г. ОАО «Родина» вошло в клуб «Агро-300», объединяющий крупнейшие сельхозпредприятия России, а в 2011 г. по оценкам компании Danone и ОАО «Юнимилк» молочная ферма ОАО «Родина», входящая в ГК «Степь», заняла первое место по качественным показателям молока среди производителей Краснодарского края.

К 2012 г. объемы производства молока достигли в ОАО «Родина» 40 т в сутки, практически полностью было обновлено стадо крупного рогатого скота, за счет приобретения поголовья в Германии и США, проведена реконструкция двух действующих и начато строительство новой молочно-товарной фермы.

Организационно-управленческая структура ОАО «Родина» представлена на рисунке 4. Из приведенной схемы видно, что высшим органом управления Общества является Общее собрание акционеров. Очередные собрания проводятся один раз в год. Руководство текущей деятельностью осуществляет Совет директоров. Единоличным исполнительным органом является Генеральный директор Общества, избираемый сроком на три года.

Анализ организационной структуры ОАО показывает, что непосредственно генеральному директору подчинены отдел по управлению персоналом, юридический и инженерный отделы, а также секретариат агрофирмы (общий отдел). Помимо этого генеральный директор имеет четырех заместителей, возглавляющих отдельные направления работы. Финансовому директору подчинены планово-экономический отдел, централизованная бухгалтерия в которой собирается вся информация по подразделениям предприятия, возглавляемая главным бухгалтером.

Технический директор руководит деятельностью строительного и энергоремонтного участков, автогаража, ремонтных мастерских. Кроме того, в его подчинение находится инженер-программист по обеспечению сетей. Фактически, функции заместителя генерального директора по соответствующим направлениям выполняют главный зоотехник, осуществляющий руководство всем животноводческим комплексом и главный агроном курирующий деятельность цеха растениеводства.

Рисунок 4 - Организационная структура ОАО «Родина»

Такая структура позволяет наиболее эффективно осуществлять производственную деятельность исследуемого предприятия и выполнять, стоящие перед ним задачи.

Основной вид деятельности агрофирмы производство и реализация сельскохозяйственной продукции: зерновых, масличных, свекловодство, другие направления растениеводства, мясное и молочное скотоводство. На сегодняшний момент агрофирма имеет сельхозугодий общей площадью 6474 га. Штат агрофирмы в 2012 г. составил 342 человека.

Основные финансово-экономические показатели деятельности ОАО «Родина» представлены в приложении А. Анализ основных финансово-экономических показателей проводился на основании данных финансового и производственного учета компании. Как видно из приведенных данных, выручка ОАО «Родина» в целом за период возрастает, но динамика роста выручки не поступательна (см. рисунок 5).

Рисунок 5 - Динамика показателей выручки ОАО «Родина» в 2009-2012 гг., тыс. руб.

Анализ ресурсов предприятия показывает, что численность персонала достаточно стабильна. В 2010 г. она сокращается на 4 человек, но затем начинает возрастать. Наиболее высоки темпы прироста численности персонала в 2011 и 2012 гг. - около 5,5%. В результате на 01.01.2013 г. среднесписочная численность персонала составляет 342 чел.

Материальные ресурсы предприятия также постепенно возрастают, но если объем оборотных активов в течение периода увеличивается более чем на 69%, то объем основных средств увеличивается только на 18%. Это связано со спецификой учета на сельскохозяйственных предприятиях - рост объема оборотных средств связан с масштабным обновлением стада крупного рогатого скота, учитываемого по счетам запасов. Среднегодовой объем ресурсов влияет на показатели фондоотдачи и оборачиваемости. Так, на 01.01.2010 г. фондоотдача составляла 1,26 руб., а на 01.01.2013 возросла до 1,45 руб. Коэффициент оборачиваемости своего максимального значения достиг в 2010 г., а в 2011-2012 гг. незначительно снизился (см. рисунок 6).

Подобные документы

Основы теории разработки и принятия стратегических решений. Анализ ОАО "Самарский хлебозавод № 9" как объекта исследования. Анализ внутренней и внешней среды, определение миссии и целей предприятия. Оценка и контроль выполнения стратегических решений.

курсовая работа , добавлен 24.12.2010


Теоретические основы принятия решений в организации, понятие, сущность и классификация управленческих решений в процессе управления, методы, информационное обеспечение решений. Рекомендации и требования по выбору критериев эффективности принятия решений.

контрольная работа , добавлен 19.03.2010


курсовая работа , добавлен 16.11.2012


Система управления как система принятия решений, роль принятия решений в системе управления. Схема принятия решений и ее значение для эффективного функционирования подразделений. Совершенствование действующей схемы принятия решений.

курсовая работа , добавлен 26.10.2003


Ключевые стадии в процессе принятия решений в организации, их основные характеристики. Особенности ресурсов для бизнеса, факторы результативности деятельности. Способы привлечения и источники финансовых ресурсов на примере мебельного предприятия "Дуб".

курсовая работа , добавлен 08.11.2011


Сущность управленческих решений, их классификация и типология. Процесс принятия решений, принципы и этапы. Анализ процесса принятия управленческих решений в ООО "Бытовая техника". Пути повышения эффективности принятия решений в деятельности предприятия.

курсовая работа , добавлен 26.01.2015


Понятие информационного обеспечения стратегического управления организацией. Формирование информационной базы для принятия стратегических решений. Анализ информационного обеспечения стратегического управления ООО "Визави2000". Видовой состав документации.

курсовая работа , добавлен 27.08.2012


Основные понятия процесса принятия управленческих решений, их классификация, оценка эффективности. История создания компании "McDonald’s", стратегия развития; подходы и принципы принятия решений: прогнозирование, правомочность, своевременность, качество.

курсовая работа , добавлен 06.01.2014


Анализ процесса принятия управленческих решений в представительных органах муниципальной власти. Документационное обеспечение деятельности аппарата администрации. Исследование проблем, возникающих при принятии и исполнении управленческих решений.

дипломная работа , добавлен 09.02.2018


Классификация управленческих решений и сущность системного подхода. Сравнительная характеристика методов принятия управленческих решений. SWOT-анализ и оценка системы принятия управленческих решений на предприятии, резервы повышения ее эффективности.

Сущность и функции информационно-документационного обеспечения управления

Информационно - документационное обеспечение управления - это одно из направлений информационного менеджмента, связанное с работой информационных ресурсов, организаций, учреждений, а так же предприятий. От него зависит быстрота, принятие верного решения, доведение его до исполнителя, контроль и достижение максимального эффекта в деятельности организации. Также, информационно-документационное обеспечение является важнейшей обслуживающая функция управления.

Деятельность служб ДОУ, направлена на обеспечение процессов, таких как организационное и информационно-документационное. Функции документационного обеспечения управления закреплены соответствующими, действительными на данный момент, государственными и отраслевыми стандартами и нормативными документами.

Информационная технология - совокупность методов, производственных процессов и программно-технических средств объединены в технологическую цепочку, обеспечивающую сбор, передачу, обработку, накопление, ранение, актуализацию, поиск информации и принятие решений по управлению объектом.

Преобразование информации поступающих документов, направленные на достижение результата, служат специальные технологии Информационная технология ориентирована на снижение трудоемкости процессов использования информационного ресурса, а также повышение их надежности и оперативности.

Современные информационные технологии, позволяющие создавать, ранить, обрабатывать информацию и обеспечивать эффективные способы ее представления потребителю, являются важным фактором жизни общества и средством повышения эффективности управления всеми сферами общества.

Современные технологии документационного обеспечения управления:

Технологии обработки поступающих и отправляемых документов;

Технологии передачи документной информации пользователю;

Технологии введения документов в информационную базу данных организации;

Технологии обработки документной информации;

Технологии хранения и использования отдельных локальных групп документов.

1) Технологии обработки поступающих и отправляемых документов.

Обработка документов - самый начальный этап работы с документами, поступающими в организацию, и один из завершающих этапов работы с исходящими документами - подготовка их для отправки корреспонденту. Правильное и качественное выполнение обработки документов позволяет вести точный учет поступающей и отправляемой документации, эффективно использовать средства организационной техники и компьютерной техники. Работа с документами на этапах поступления или отправки предполагает выполнение определенных операций, задачей которых является:

Проверка правильности доставки документов;

Целостности и комплектности документов;

Фиксация факта получения или отправки документов;

Подготовка документов для дальнейшей обработки, например регистрации.

2) Технологии передачи документной информации пользователю.

Бумага - является основным носителем документной информации. Вместе с ней используются и новые носители, такие как магнитные, позволяющие использовать для документирования вычислительную технику. Установление порядка движения документов, или управление документацией организации заключается в создании таких условий, которые будут обеспечивать хранение необходимой документной информации, поиск и доведение ее до потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами. Таким образом, оно включает в себя организацию документооборота, включая технологию личной работы исполнителей, создание информационно-поисковых систем по документам организации, контроль их исполнения. При внедрении автоматизированной системы регистрации документов и автоматизации рабочих мест, непременно должен быть оговорен способ передачи документной информации исполнителю: через компьютерную сеть или непосредственно сам исполняемый документ.

3) Технологии введения документов в информационную базу данных организации.

Входящие файлы создаются с первичных документов для ввода данных или обновления базовых файлов. Файлы с результатной информацией предназначаются для вывода ее на печать или передачи по каналам связи и не подлежат долговременному хранению. К такому числу базовых файлов, хранящиеся в информационной базе можно отнести файлы:

Основные;

Рабочие;

Промежуточные;

Служебные;

Архивные.

Оперативные файлы создаются на базе одного или нескольких входных файлов и отражают информацию одного или нескольких первичных документов. Файлы с условно-постоянной информацией могут содержать как справочную, расценочную, табличную так и другие виды информации.

4) Технологии обработки документной информации.

Технических средства направлены на то, чтобы обработанная документная информация обладала свойствами полноты, правильности и достоверности, максимально отвечала запросам ее пользователей в части формы представления, оперативности, качества. Средства организационной техники должны максимально механизировать или автоматизировать практически все процедуры технологического процесса обработки документов в офисе. Обработка документной информации, осуществляемая в ходе исполнения управленческих решений, реализуется в соответствии с выбранной формой организации размещения средств оргтехники в офисе: централизованной и децентрализованной.

5) Технологии хранения и использования отдельных локальных групп документов.

Документы во время их исполнения хранятся у исполнителя, в связи с этим заводятся специальные папки. На каждой папке указывают фамилию, а так же и телефон исполнителя. После окончания работы с документом он передается для помещения в дело. Исполненные документы должны формироваться в дела в соответствии с номенклатурой дел. При этом дела с момента их заведения и до передачи в архив организации должны храниться по месту их формирования. Организация хранения документов должна обеспечивать сохранность этих документов и дел их использования. Хранение конфиденциальных дел должно осуществляться в условиях, исключающих их утрату, порчу и несанкционированный доступ к ним посторонних лиц. Хранить их вместе с делами открытого доступа не разрешено. Конфиденциальные дела, документы, базы данных, носители информации с записными конфиденциальными сведениями хранятся только у референта. В архив фирмы и другие архивы они не передаются .

Хранение документов в электронной форме - это технология, которая обеспечивает весь цикл хранения документации, включая экспертизу ценности, учет, описание, хранение и использование. Хранение документов в электронной форме осуществляется в двух вариантах, хранение на удаленном сервере в Интернете или сервере компании.

Информационная технология ориентирована на снижение трудоемкости процессов использования информационного ресурса, а также повышение их надежности и оперативности.

Сборник представляет собой системно организованный комплекс учебно-методической документации, регламентирующей процесс обучения студентов и проверки качества их обучения, на основе компетентностного подхода. Учебно-методическая документация, включенная в данный сборник, разработана в соответствии со стандартом ФГОС ВПО третьего поколения по направлению подготовки бакалавров «Документоведение и архивоведение» и включает в себя дисциплины вариативной части учебного плана ИАИ РГГУ профиля «Организация управления электронными документами», разработанные преподавателями кафедры автоматизированных систем документационного обеспечения управления Историко-архивного института Российского государственного гуманитарного университета. Каждый из представленных учебно-методических комплексов включает в себя программу курса и тематические планы, планы семинарских и лабораторных занятий, рекомендации по организации самостоятельной работы студентов, описание образовательных технологий, список обязательных и дополнительных источников и литературы, перечень вопросов для промежуточной и итоговой аттестации по курсу. Сборник подготовлен с целью оказания учебно-методической помощи вузам РФ, включая филиалы РГГУ, осуществляющим учебный процесс по направлению подготовки «Документоведение и архивоведение», профиль «Организация управления электронными документами».

* * *

компанией ЛитРес .

Компьютерные информационные технологии в документационном обеспечении управления

Ларин М.В., профессор, д.и.н.,

Серова Г.А., профессор, к.т.н.,

Варламова Л.Н., доцент, к.и.н.,

Терентьева Е.В., доцент, к.и.н.,

Яганова А.А., преподаватель

Рабочая программа дисциплины

Аннотация рабочей программы

Дисциплина «Компьютерные информационные технологии в документационном обеспечении управления» является частью вариативной части профиля «Организация управления электронными документами» профессионального цикла дисциплин подготовки студентов по направлению подготовки 034700 «Документоведение и архивоведение». Дисциплина реализуется на факультете Документоведения и технотронных архивов кафедрой Автоматизированных систем документационного обеспечения управления.

Предмет - информационные технологии, применяемые в документационном обеспечении управления. Виды информационных и коммуникационных технологий, возможности и направления использования в документационном обеспечении управления.

Цель дисциплины «Компьютерные информационные технологии в документационном обеспечении управления» – подготовить специалиста, имеющего достаточный и необходимый уровень теоретических знаний и навыков их применения в решении практических задач при использовании информационных технологий в документационном обеспечении управления и обладающего профессиональными компетенциями.

Освоение дисциплины направлено на приобретение студентами знаний об управлении документацией с использованием компьютерных информационных технологий.

Задачи дисциплины:

– изучить теорию и практику применения информационных технологий в документационном обеспечении управления;

– развить навыки самостоятельной работы с современными офисными и коммуникативными технологиями;

– определить основные принципы работы с электронными документами и управленческой информацией;

– рассмотреть инструментальные средства создания и многопользовательской обработки данных при документационном обеспечении управления.

Актуальность, новизна и оригинальность курса обеспечивается его постоянной модернизацией в соответствии с развитием изучаемых программно-технологических решений, используемых в документационном обеспечении управления.

Место дисциплины в структуре ООП

Дисциплина «Компьютерные информационные технологии в документационном обеспечении управления» относится к вариативной части (профиля «Организация управления электронными документами») профессионального цикла (Б.3) и изучается в 6 и 7 семестрах.

Дисциплина базируется на предварительном усвоении студентами дисциплин:

– «Информатика» (Базовая часть Математического и естественно-научного цикла Б.2, 1 семестр);

– «Информационное обеспечение управления» (Вариативная часть профиля Организация управления электронными документами, 1 семестр);

– «Информационные технологии» (Базовая часть Математического и естественно-научного цикла Б.2, 2 семестр);

– «Документоведение» (Базовая общепрофессиональная часть Профессионального цикла Б.2, 2 и 3 семестры);

– «Технологии интернета» (Вариативная часть Математического и естественно-научного цикла Б.2, 3 семестр);

– «Управление информацией и документацией электронного правительства» (Вариативная часть профиля «Организация управления электронными документами», 3 и 4 семестры);

– «Информационно-документационный менеджмент» (Вариативная часть профиля «Организация управления электронными документами», 3 семестр);

– «Методология проектирования и внедрения АС ДОУ» (Вариативная часть профиля «Организация управления электронными документами», 3 семестр);

– «Основы информационного общества» (Вариативная часть профиля «Организация управления электронными документами», 3 семестр);

– «Международная практика управления информационными ресурсами организации» (Вариативная часть профиля «Организация управления электронными документами», 3 семестр);

– «Открытые стандарты и открытые форматы, используемые в управлении документами» (Вариативная часть профиля Организация управления электронными документами, 4 семестр);

– «Стандарты хранения электронных документов в СЭД» (Вариативная часть профиля «Организация управления электронными документами», 4 семестр);

– «Стандартизация ДОУ и архивного дела в РФ» (Вариативная часть Математического и естественно-научного цикла Б.2, 5 и 6 семестры);

– «Стандартизация управления документацией» (Вариативная часть профиля «Организация управления электронными документами», 5 семестр).

Дисциплина «Компьютерные информационные технологии в документационном обеспечении управления» дополняет знания, получаемые по одновременно изучаемым дисциплинам:

– «Организация и технология документационного обеспечения управления» (Базовая общепрофессиональная часть Профессионального цикла Б.2, 6 семестр);

– «Информационная безопасность и защита информации» (Базовая общепрофессиональная часть профессионального цикла Б.3, 7 семестр);

– «Информационные технологии в документационном обеспечении управления и архивном деле» (Базовая общепрофессиональная часть профессионального цикла Б.3, 6 и 7 семестры);

– «Управление информацией и документацией электронного правительства» (Вариативная часть профиля «Организация управления электронными документами»);

– «Архивы электронных документов» (Вариативная часть профиля «Организация управления электронными документами»);

– «Сетевые технологии в архивном деле» (Вариативная часть профиля «Организация управления электронными документами»);

– «Стандартизация управления документацией» (Вариативная часть профиля «Организация управления электронными документами», 6 семестр);

– «Информационно-документационное обеспечение управления проектами» (Вариативная часть профиля «Организация управления электронными документами», 7 семестр);

– «Проектирование рациональных систем ДОУ» (Вариативная часть профиля «Организация управления электронными документами», 6 семестр).

В результате освоения дисциплины обучающийся должен демонстрировать следующие результаты образования:

Знать:

– профессиональную терминологию, законодательную и нормативно-методическую базу, регламентирующую применение информационных технологий в управлении (ПК-3);

– виды информационных технологий и основы информационных систем (ПК-4);

– сущность и значение информации в развитии современного информационного общества, осознавать опасность и угрозы, возникающие в этом процессе, соблюдать основные требования информационной безопасности, в том числе защиты государственной тайны (ОК-9);

– основную проблематику документоведения (ПК-12);

– принципы действия и конструктивные особенности различных технических средств управления, их технико-эксплуатационные характеристики (ПК-39);

– принципы организации работ с применением информационных технологий (ПК-45).

Уметь:

– логически верно, аргументированно и ясно строить устную речь (ОК-4);

– использовать нормативные правовые документы в своей деятельности (ОК-6);

– работать с информацией в глобальных компьютерных сетях (ОК-15);

– использовать теоретические знания и методы исследования на практике (ПК-2);

– работать с различными источниками информации (ПК-13);

– анализировать ситуацию на рынке информационных продуктов и услуг, давать экспертную оценку современным системам электронного документооборота (ПК-15);

– создавать и вести единые системы документационного обеспечения управления в организации на базе новейших технологий (ПК-23);

– совершенствовать технологии документационного обеспечения управления и архивного дела на базе использования средств автоматизации (ПК-38);

– работать с современными системами информационного и технического обеспечения ДОУ (ПК-41).

Владеть:

– культурой мышления, быть способным к обобщению, анализу, восприятию информации, постановке цели и выбору путей ее достижения (ОК-1);

– правилами организации всех этапов работы с документами (ПК-43);

– навыками использования компьютерной техники и информационных технологий в поиске источников и литературы, использовании правовых баз данных (ПК-8), (ПК-37);

– основами информационно-аналитической деятельности и быть способным применять их в профессиональной сфере (ПК-10);

– методами проведения анализа организации ДОУ в конкретной организации (ПК-47).

Структура дисциплины (тематический план)

Общая трудоемкость освоения дисциплины на очной форме обучения составляет 7 зачетных единиц, 252 часа.

Общая трудоемкость освоения дисциплины на очно-заочной форме обучения – 2 зачетные единицы, 72 часа.

Общая трудоемкость освоения дисциплины на заочной форме обучения составляет 3 зачетных единицы – 108 часов.

Введение

Этапы внедрения автоматизированных технологий обработки, создания, использования и хранения документов. Эволюция этих технологий и их влияние на процессы документирования. Изучение особенностей и закономерностей работы с документами, зафиксированными на новых носителях информации (машиночитаемые документы, электронные документы).

Место дисциплины «Компьютерные информационные технологии в документационном обеспечении управления» среди других дисциплин. Связь с дисциплинами «Информатика», «Информационное обеспечение управления», «Информационное право» и другими учебными дисциплинами.

Роль дисциплины «Компьютерные информационные технологии в документационном обеспечении управления» в совершенствовании организации работы с документами в управлении, создании оптимальных условий работы служб документационного обеспечения управления за счет внедрения новых информационных технологий.

Обзор источников (нормативно-правовых и нормативно-методических документов), регламентирующих вопросы внедрения и использования информационных технологий в управлении. Характеристика законодательных, нормативных и методических документов и стандартов по изучаемой проблематике. Обзор литературы и периодики по теме.

Раздел 1. Отечественная нормативно-правовая и нормативно-методическая база, регламентирующая проблемы внедрения и использования информационных технологий в сфере документационного обеспечения управления

Международные правовые акты. Окинавская Хартия глобального информационного общества. Декларация Всемирной встречи на высшем уровне по вопросам информационного общества.

Законодательные и подзаконные акты РФ. Федеральный закон от 06 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Закон РФ от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и его предшественник.

Постановления и распоряжения Правительства РФ, директивы и концепции. Распоряжение Правительства РФ от 17 июля 2006 г. № 1024-р «О Концепции региональной информатизации до 2010 года». Постановление Правительства РФ от 25 декабря 2007 г. № 931 «О некоторых мерах по обеспечению информационного взаимодействия государственных органов и органов местного самоуправления при оказании государственных услуг гражданам и организациям». Распоряжение Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 632-р «Об одобрении Концепции формирования в Российской Федерации электронного правительства до 2010 года». Постановление Правительства РФ от 28 января 2002 г. № 65 «О федеральной целевой программе «Электронная Россия (2002–2010 годы)» (с измен. и дополнен. от 15 августа 2006 г.). Распоряжение Правительства РФ от 27 сентября 2004 г. № 1244-р «О Концепции использования информационных технологий в деятельности федеральных органов государственной власти до 2010 года».

Нормативно-методические документы и стандарты. MoReq и MoReq2 и разработанные на их основе национальные стандарты.

Раздел 2. Принципы построения и функционирования офисных систем в среде пакетов MS Office и Open Office

Подготовка, хранение, регистрация и обработка документов средствами пакетов офисных программ. Реализация задачи контроля исполнений в среде пакетов офисных программ. Использование текстовых и табличных редакторов в ДОУ. Подготовка, регистрация, обработка и хранение документов средствами пакетов офисных программ.

Понятие «Композиционный электронный документ» и принципы его создания. Комбинирование разновидностей (текстовой, графической, табличной) информации в документе.

Дополнительные возможности работы с офисными программами:

– Автоматизация выполнения задач с помощью макросов.

– Способы создания макросов.

– Автоматическое создание оглавления и глоссария.

– Работа с формами и таблицами.

– Совместная работа.

Раздел 3. Lotus Notes как инструментальное средство создания систем управления документацией

Корпоративные базы данных. Понятие корпоративной БД и корпоративной ИС. Требования к корпоративной БД и ИС. Особенности технологии «клиент-сервер». Архитектура Lotus Notes. Модели коммуникаций, поддерживаемых Lotus Notes. Основные сведения о структуре программного обеспечения. Оконный интерфейс Lotus Notes, основные элементы. Варианты построения интерфейса пользователя.

Раздел 4. Основные компьютерные информационные технологии, применяемые в управлении документами

Понятие «информационная технология» в электронном документообороте. Классификация информационных технологий, используемых для решения задач ДОУ. База данных. Понятие базы данных. Структура базы данных. Понятие шаблона базы данных. Типы полей и данных.

Основные свойства базы данных MS Access. Использование MS Access при решении задач управления документацией.

Интернет, Интранет, Экстранет. Основные понятия и методика работы в сети. Почтовые программы. Web-сайты и методика их проектирования. Копирование и сканирование информации.

Раздел 5. Использование автоматизированных систем документационного обеспечения управления

Автоматизированные системы управления документацией: общая характеристика, принципы построения и функционирования.

Справочно-правовые базы данных. Основные принципы построения и пользования. Справочно-правовые системы «КонсультантПлюс», «Гарант», «Кодекс». «Информационно-справочная система архивной отрасли» (ИССАО).

Раздел 6. Форматы электронных документов, используемые в документационном обеспечении управления

Основные виды и разновидности форматов электронных документов. Использование форматов электронных документов в документационном обеспечении управления. Текстовые форматы. Форматы хранения электронных документов. Форматы взаимодействия.

Раздел 7. Основы обеспечения информационной безопасности документационного обеспечения управления

Принципы, методы и технологии создания безопасной информационной среды документационного обеспечения управления. Угрозы информационной безопасности и пути их предотвращения (внутренний и внешний контуры защиты информации). ЭЦП и шифрование. Криптографические системы. Нормативно-правовые и нормативно-методические документы РФ, регламентирующие эти процессы. Доктрина информационной безопасности Российской Федерации и др.

Образовательные технологии

При реализации программы дисциплины используются различные информационные технологии. Во время лекционных занятий используются электронные презентации с использованием проектора. Класс, оснащенный современными компьютерами, подключенными к Интернету и объединенными в единую внутреннюю сеть. Демонстрационный экран, связанный с компьютером преподавателя.

Практические занятия проходят в компьютерном классе с использованием специализированного программного обеспечения, баз данных и информационных ресурсов, а также необходимого технического обеспечения.

Самостоятельная работа студентов включает в себя консультации преподавателя при подготовке рефератов, а также самостоятельную работу студента с ресурсами Интернета, информационными правовыми системами, посещение специализированных выставок и конференций, участие в работе круглых столов и т. п.

Оценочные средства для текущего контроля успеваемости, промежуточной аттестации по итогам освоения дисциплины и учебно-методическое обеспечение самостоятельной работы студентов

Примерная тематика курсовых проектов (работ)

Примерный перечень вопросов к зачету (экзамену)

Учебно-методическое обеспечение и информационное обеспечение дисциплины

Источники

Основные:

Федеральный Закон Российской Федерации от 01 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» // СЗ РФ. – 2004. – № 43.– Ст. 4169.

Федеральный Закон Российской Федерации от 19 декабря 2005 г. № 160 «О ратификации Конвенции Совета Европы «О защите физических лиц при автоматизированной обработке персональных данных» // СЗ РФ. – 2005. – № 52 (часть I). – Ст. 5573.

Федеральный Закон Российской Федерации от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // СЗ РФ. – 31 июля 2006 г. – № 31 (ч. 1). – Ст. 3448.

Федеральный Закон Российской Федерации от 06 апреля 2011 г. № 1-ФЗ «Об электронной подписи» // СЗ РФ. – 2011. – № 15. – Ст. 2036.

Постановление Правительства Российской Федерации от 08 сентября 2010 г. № 697 «О единой системе межведомственного электронного взаимодействия» // СЗ РФ. – 2010. – № 38. – Ст. 4823.

Постановление Правительства Российской Федерации от 07 сентября 2011 г. № 751 «О внесении изменений в Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» // Рос. газ. – 2011. – 16 сентября.

Распоряжение Правительства Российской Федерации от 6 мая 2008 г. № 632-р «Об одобрении Концепции формирования в Российской Федерации электронного правительства до 2010 года» // СЗ РФ. – 2008. – № 20. – Ст. 2372.

Распоряжение Правительства Российской Федерации от 20 октября 2010 г. № 1815 «О государственной программе Российской Федерации «Информационное общество (2011–2020 годы)» // СЗ РФ. 2010. № 46. Ст. 6026.

Распоряжение Правительства Российской Федерации от 12 февраля 2011 года № 176-р «Об утверждении плана мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности» // СЗ РФ. – 2011. – № 8 – Ст. 1151.

Постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» // Рос. газ. – 2009. – 15 июня.

Постановление Правительства Российской федерации от 22 сентября 2009 г. № 754 «Об утверждении положения о системе межведомственного электронного документооборота» // Рос. газ. – 2009. – 22 сентября.

Доктрина информационной безопасности Российской Федерации // Рос. газ. – 2000. – 28 сентября.

Стратегия развития информационного общества в Российской Федерации (Утверждена Президентом РФ В. Путиным 7 февраля 2008 г., № Пр – 212) // Рос. газ. – 2008. – 16 февраля.

Дополнительные:

Федеральный Закон Российской Федерации от 08 августа 2001 г. № 128-ФЗ «О лицензировании отдельных видов деятельности» // Рос. газ. – 2001. – 10 авг.

Постановление Правительства Российской Федерации от 17 марта 2008 г. № 179 «Об утверждении Положения о пользовании сайтами в сети Интернет, на которых осуществляется проведение открытых аукционов в электронной форме, и требованиях к технологическим, программным, лингвистическим, правовым и организационным средствам обеспечения пользования указанными сайтами, а также к системам, обеспечивающим проведение открытых аукционов в электронной форме» // СЗ РФ. – 2008. – № 12. – Ст. 1139.

Постановление Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. № 30 «О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти» // СЗ РФ. – 2005. – № 4. – Ст. 305.

ГОСТ Р ИСО/МЭК 9126 – 93. Информационная технология. Оценка программной продукции. Характеристики качества и руководство по их применению. Государственный стандарт Российской Федерации. Издание официальное. – М.: Госстандарт России, 1994. – 20 с.

ГОСТ 25.702 – 85. Единая система стандартов автоматизированных систем управления. Эффективность АСУ. Основные положения. – М.: Госстандарт, 1985. – 25 с.

ГОСТ 34.03–90. Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы: Автоматизированные системы: Термины и определения. – М.: Изд-во стандартов, 1991. – 16 с.

ГОСТ 34.601 – 90. Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы: Автоматизированные системы: Стадии создания. – М.: Изд-во стандартов, 1991. – 23 с.

ГОСТ 35.003–90. Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Термины и определения. – М.: Изд-во стандартов, 1991. – 19 с.

ГОСТ Р ИСО/МЭК 26300 – 2010 «Информационная технология. Формат Open Document для офисных приложений (OpenDocument) v.1.0». – М.: Стандартинформ, 2011.

MoReg2. Типовые требования к АСЭД. Спецификация MoReg2. – М., 2008. – 345 с.

Литература

основная:

Бобылева М.П. Управленческий документооборот: от бумажного к электронному / М.П. Бобылева. – М.: Издательский дом МЭИ, 2010. – 295 с.: ил.

Бобылева М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному / М.П. Бобылева. – М., МЭИ. 2004. – 184 с.

Документация в информационном обществе: парадигмы XXI века: докл. и сообщ. на десятой Междунар. науч. – практ. конф., 25–26 нояб. 2003 г. / Федер. арх. агентство, Всерос. науч. – исслед. ин-т документоведения и арх. дела (ВНИИДАД); [ред. совет: М.В. Ларин (председатель) и др.]. – М.: [б. и.], 2004. – 349 с.

Документация в информационном обществе: административная реформа и управление документацией: докл. и сообщ. на одиннадцатой Междунар. науч. – практ. конф., 23–25 нояб. 2004 г. / Федер. арх. агентство (Росархив); Всерос. науч. – исслед. ин-т документоведения и арх. дела (ВНИИДАД); [ред. совет: М.В. Ларин (председатель) и др.]. – М.: [б. и.], 2005. – 365 с.

Документация в информационном обществе: законодательство и стандарты: докл. и сообщ. на XII Междунар. науч. – практ. конф., 22–23 нояб. 2005 г.: 40 лет ВНИИДАД / Федер. арх. агентство (Росархив), Всерос. науч. – исслед. ин-т документоведения и арх. дела (ВНИИДАД); [ред. совет: М.В. Ларин (председатель) и др.]. – М.: [б. и.], 2006. – 461 с.

Документация в информационном обществе: современные технологии документооборота: докл. и сообщ. на XIII Междунар. науч. – практ. конф., 22–23 нояб. 2006 г. / Федер. арх. агентство (Росархив), Всерос. науч. – исслед. ин-т документоведения и арх. дела (ВНИИДАД); [ред. совет: М.В. Ларин (председатель) и др.]. – М.: [б. и.], 2007. – 358, с.

Документация в информационном обществе: управление документацией как сфера профессиональной деятельности: докл. и сообщ. на XIV Междунар. науч. – практ. конф., 20–21 нояб. 2007 г. / Федер. арх. агентство (Росархив), Всерос. науч. – исслед. ин-т документоведения и арх. дела (ВНИИДАД); [ред. совет: М.В. Ларин (председатель) и др.]. – М.: [б. и.], 2008. – 297 с.

Документация в информационном обществе: корпоративный документооборот: докл. и сообщ. на XV Междунар. науч. – практ. конф., 21–22 октяб. 2008 г. / Федер. арх. агентство (Росархив), Всерос. науч. – исслед. ин-т документоведения и арх. дела (ВНИИДАД); [ред. совет: М.В. Ларин (председатель) и др.]. – М.: [б. и.], 2009. – 384 с.

Документация в информационном обществе. Электронное правительство: управление документами: Доклады и сообщения на XVI Междунар. науч. – практ. конф., 26–27 нояб. 2009 г. / Федер. арх. агентство (Росархив), Всерос. науч. – исслед. ин-т документоведения и арх. дела (ВНИИДАД); [ред. совет: М.В. Ларин (председатель) и др.]. – М.: [б. и.], 20010. – 384 с.

Ларин М.В. Электронные документы в управлении: Науч. – метод. пособие. 2-е изд., доп. / М.В. Ларин, О.И. Рысков. М.: ВНИИДАД, 2008. – 208 с.

Романов Д.А., Ильина Т.Н., Логинова А.Ю. Правда об электронном документообороте. – М., 2002. 224 c.

Сапков В.В. Информационные технологии и компьютеризация делопроизводства / В.В. Сапков. – 2-е изд., стер. – М.: Издательский центр «Академия», 2007. 288 с.

Серова Г.А. Компьютерные и информационные технологии в документационном обеспечении управления / Г.А. Серова; под общ. ред. К.И. Курбакова; – М.: КОС-ИНФ, 2008. – 158 с.

Дополнительная:

Безручко В.Т. Компьютерный практикум по курсу «Информатика» [Комплект] / В.Т. Безручко. – Изд. 3-е, перераб. и доп. – М.: Форум: ИНФРА-М, 2008.

Голицина О.Л. Информационные технологии: учебник / О.Л. Голицина, Н.В. Максимов, Т.Л. Партыка, И.И. Попов. 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2006, 2008. – 608 с.: ил.

Информатизация бизнеса: концепции, технологии, системы / А.М. Карминский, С.А. Карминский, В.П. Нестеров, Б.В. Черников; под. ред. А.М. Карминского. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: Финансы и статистика, 2004. – 624 с.: ил.

Информационные технологии управления: учеб. пособие для студентов вузов, обучающихся по экон. специальностям / под ред. Г.А. Титоренко. – 2-е изд., доп. – М.: ЮНИТИ, 2008. – 438 с.

Королев А.Н. Комментарий к Федеральному закону от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (постатейный) / А.Н. Королев, О.В. Плешакова. – М.: ЗАО Юстицинформ, 2007. 128 с.

Костромин В.А. OpenOffice.org – открытый офис для Linux и Windows / В.А. Костромин. – СПб.: БХВ-Петербург, 2005. – 272 с.

Кузнецова Т.В., Кузнецов С.Л. Делопроизводство в кадровой службе: Традиц. и автоматизированные технологии / Журн. «Управление персоналом». – М., 2008. – 480 с.

Кузнецов С.Л. Современные технологии делопроизводства (документационного обеспечения управления) / учеб. пособие под ред. Т.В. Кузнецовой. – М.: Издательский дом МЭИ, 2010.

Куперштейн В.И. Современные информационные технологии в делопроизводстве и управлении / В.И. Куперштейн. – СПб.: БХВ – Санкт-Петербург, 1999. 256 с., ил.

Левин В.И. История информационных технологий: учебное пособие / В.И. Левин. – М.: Интернет-университет информационных технологий, 2009. – 335 с. (Основы информационных технологий).

Макарова Н.В. Компьютерное делопроизводство: учебный курс / Н.В. Макарова, Г.С. Николайчук, Ю.Ф. Титова. – Издательство «Питер», 2007. – 410 с.

Михеева Е.В. Информационные технологии в профессиональной деятельности: учеб пособие / Е.В. Михеева. – М.: Изд – во Проспект, 2007. – 448 с.

Руководство пользователя OpenOffice.org 2: Монография / Пер. с англ. Д. Чернова и др. – СПб.: БХВ-Петербург, 2007. – 320 с.: ил. (Библиотека Линуксцентра).

Сапков В.В. Информационные технологии и компьютеризация делопроизводства / В.В. Сапков. – 2-е изд., стер. – М.: Издательский центр «Академия», 2007. – 288 с.

Черников Б.В. Информационные технологии в вопросах и ответах: Учеб. пособие / Б.В. Черников. – М.: Финансы и статистика, 2005. – 320 с.: ил.

Черников Б.В. Офисные информационные технологии: Практикум: учеб. пособие / Б.В. Черников. – М.: Финансы и статистика, 2007. – 400 с.: ил.

OpenOffice.org pro для профессионала. – второе, исправленное и дополненное. – М.: ДМК Пресс, 2008. – 448 с.

Варламова Л.Н., Яганова А.А. Форматы электронных документов, используемые в управлении документацией / Л.Н. Варламова, А.А. Яганова // Делопроизводство. 2009. № 3. С. 27–31.

Варламова Л.Н., Яганова А.А. Открытые стандарты и открытые форматы электронных документов / Л.Н. Варламова, А.А. Яганова // Делопроизводство. 2009. № 4. С. 23–28.

Варламова Л.Н., Яганова А.А. Свободное программное обеспечение и открытые форматы в России / Л.Н. Варламова, А.А. Яганова // Делопроизводство. 2010. № 1. С. 29–33.

Беляева Наталия. Согласование проектов документов при помощи MS Outlook // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2009. № 4. С. 72.

Берестова В.И., Ларина Е.В. Какими бывают мультимедиа-приложения и средства их разработки // Делопроизводство. 2008. № 1. С. 24–29.

Булавкина Л.В. Управляем информацией вместе с ABBYY FineReader! // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2008. № 9. С. 96.

Каменева Е.М. Использование календаря MS Outlook для планирования рабочего времени // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2008. № 6. С. 58; № 7. С. 64.

Каменева Е.М. Функция «слияние» программы MS Word – к Вашим услугам // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2008. № 3. С. 72.

Климочкина Н.И., Саражина Л.А. Использование ЭВМ и компьютерной сети университета в делопроизводстве (на примере факультета экономики и управления Ухтинского государственного технического университета) // Делопроизводство. 2009. № 3. С. 33–38.

Колесникова В.Л., Черных А.В. Автоматизированная программа «Абитуриент» в Белгородском государственном университете // Делопроизводство. 2009. № 3. С. 45–49.

Лобанова А.М. Ведение контроля исполнения документов с использованием MS Excel: фильтры, промежуточные итоги и сводные таблицы MS Excel для обобщения и анализа результатов контроля исполнения документов // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2008. № 1. С. 96.

Морозов Петр. Как добиться взаимопонимания между разными версиями Microsoft Office? // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2009. № 2. С. 62.

Папков А.И., Семикопенко Н.А. Организация работы с документами в управлении делами аппарата Белгородской областной думы на основе использования СЭД «Дело» // Делопроизводство. 2009. № 3. С. 39–44.

Роднин Ю.А. Создание презентаций с помощью Microsoft PowerPoint // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2008. № 4. С. 100; № 5. С. 90; № 6. С. 94; № 7. С. 90; № 8. С. 94.

Серова Г.А. Как построить БД журнала регистрации документов, используя MS Access 2003 // Секретарское дело. 2008. № 6. С. 82–91.

Серова Г.А. Как решить задачу контроля исполнения документов используя MS Access 2003? // Секретарское дело. 2008. № 8. С. 74–86.

Серова Г.А. Основные объекты и принципы автоматизации документационного обеспечения управления // Секретарское дело. 2008. № 1. С. 30–43.

Серова Г.А. Принципы построения и функционирования офисных систем в среде пакета Microsoft Office // Секретарское дело. 2007. № 12. С. 50–61.

Серова Г.А. Учимся работа с СУБД Access 2003 (на примере кадровой службы) / Серова Г.А. // Секретарское дело. 2009. № 1. С. 15–20; № 2. С. 14–18; № 3. С. 20–25; № 4. С. 61–66.

Серова Г.А. Учимся работать с СУБД Access 2003 (на примере задачи кадровой службы) // Секретарское дело. 2008. № 8. С. 78–90.

Серова Г.А. Учимся работать с СУБД Access 2003 (продолжение) (на примере задачи кадровой службы) // Секретарское дело. 2008. № 12. С. 16–21.

Сурадейкина Е.В. Автоматизация делопроизводственных процессов в государственном учреждении // Делопроизводство. 2008. № 3. С. 45–50.

Фионова Л.Р., Побелян А.В. // Разработка предложений по внедрению информационных технологий в работу группы делопроизводства и режима (на примере районного отдела внутренних дел) // Делопроизводство. 2008. № 3. С. 51–58.

Храмцовская Н.А. Опыт публичного обсуждения важнейших нормативных документов на примере спецификаций MoReq2 // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2008. № 10. С. 38.

Интернет-ресурсы

ИКТ в органах государственной власти России 2008: аналитический обзор [Электронный ресурс] // Агентство CNews Analytics; Электрон. дан. М.: сop 1995–2010. Холдинг РБК. Режим доступа: http://www.cnews.ru/reviews/free/gov2008/, свободный.

ИТ в органах государственной власти России 2009: аналитический обзор [Электронный ресурс] // Агентство CNews Analytics; Электрон. дан. М.: сop 1995–2010. Холдинг РБК. Режим доступа: http://www.cnews.ru/reviews/free/gov2009/, свободный.

ИТ в органах государственной власти России 2010: аналитический обзор [Электронный ресурс] // Агентство CNews Analytics; Электрон. дан. М.: сop 1995–2010. Холдинг РБК. Режим доступа: http://www.cnews.ru/reviews/free/gov2010/, свободный.

Рынок СЭД 2010: обозрение [Электронный ресурс] // Агентство CNews Analytics; Электрон. дан. М.: сop 1995–2011. Холдинг РБК. Режим доступа: http://www.cnews.ru/ reviews/free/dms2010/, свободный.

www.gov.ru/ – Сервер органов государственной власти РФ.

www.gosuslugi.ru/ – Справочно-информационный портал «Государственные услуги».

www.jurizdat.ru/editions/official/lcrf/ – Собрание законодательства РФ.

www.rg.ru/ – Российская газета.

www.mkrf.ru/ – Министерство Культуры РФ.

www.rusarchives.ru – Федеральное архивное агентство.

www.vniidad.ru/ – ВНИИДАД.

www.minsvyaz.ru/ – Министерство связи и массовых коммуникаций РФ.

www.gdm.ru/ – Гильдия управляющих документацией.

www.eos.ru/ – Компания «Электронные офисные системы».

http://www.directum.ru/ – Компания DIRECTUM.

http://www.intertrust.ru/ – Компания «ИнтерТраст».

http://www.evfrat.ru/ – Компания Cognitive Technologies.

www.consultant.ru/ – официальный сайт компании Консультант-Плюс.

www.garant.ru/ – информационно-правовой портал Гарант.

ru.openoffice.org/ – свободный офисный пакет OpenOffice.org.

www.sekretary.net/ – информационный портал для профессиональных Секретарей и административных работников.

http://www.mdi.ru/ – НТЦ ИРМ.

cnews.ru/.www.ecm-journal.ru/.

Программное обеспечение

– ABBYY FineReader;

– OpenOffice.org;

– Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome.

Базы данных, информационно-справочные и поисковые системы

– «Консультант-Плюс»;

– «Гарант»;

– «Кодекс».

Материально-техническое обеспечение дисциплины

Компьютерный класс, подключенный к Интернету, оснащенный проектором для электронных презентаций и экраном. Все компьютеры должны быть связаны между собой в единую внутреннюю сеть и оснащены специализированным программным обеспечением.

– Офисный пакет приложений Microsoft Office;

– ABBYY FineReader;

– Пакет офисных программ OpenOffice.org;

– Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome;

– «E1 Евфрат»;

– «Дело»;

– «Дело – кадры»;

– «DIRECTUM»;

– «1С Документооборот»;

– «DocsVision»;

– «IRM Doc».

Планы семинарских занятий

Методом активизации образовательной деятельности, с целью формирования и развития профессиональных навыков обучающихся, выбрано «проблемное обучение», которое стимулирует студентов к самостоятельной «добыче» знаний, необходимых для решения конкретной проблемы. В основе «Метода проектов» лежит развитие познавательных навыков студентов, умений самостоятельно конструировать свои знания, ориентироваться в информационном пространстве, развивать критическое и творческое мышление.

Общение преподавателя со студентом позволяет фиксировать логику работы семинара и контролировать деятельность каждого студента, учитывая его индивидуальность; дает возможность организовать не только коллективное обсуждение темы, но и построить несколько частных диалогов, помогающих решить или даже предотвратить психологические проблемы, возникающие у студентов, не имеющих опыта участия в научных или учебно-познавательных дискуссиях.

Тематические разделы

Тема 1. Нормативно-правовая и нормативно-методическая база, регламентирующая проблемы внедрения и использования информационных технологий в сфере документационного обеспечения управления

План:

1. Нормативно-правовая база, регламентирующая проблемы внедрения и использования информационных технологий в сфере документационного обеспечения управления.

2. Нормативно-методические документы и стандарты.

Литература:

Федеральный Закон Российской Федерации от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ «О техническом регулировании» // СЗ РФ. – 2002. – № 52. – Ст. 5140.

Федеральный закон Российской Федерации от 02 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» // СЗ РФ. – 2006. – № 19. – Ст. 2060.

Федеральный Закон Российской Федерации от 27 июля 2006 г. № 149 – ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // СЗ РФ. – 31 июля 2006 г. – № 31 (ч. 1). – Ст. 3448.

Федеральный закон «О персональных данных» от 27 июля 2006 г. № 152 // СЗ РФ. – 2006. – № 31. – Ст. 3921.

Федеральный закон от 27 июля 2010 г. № 227-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» // СЗ РФ. – 2010. – № 31. – Ст. 4196.

Федеральный закон от 06 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» // СЗ РФ. 2011. № 15. Ст. 2036.

Указ Президента Российской Федерации от 17 марта 2008 г. № 351 «О мерах по обеспечению информационной безопасности Российской Федерации при использовании информационно-телекоммуникационных сетей международного информационного обмена» // СЗ РФ. – 2008. – № 12. – Ст. 1110.

Постановление Правительства Российской Федерации от 25 декабря 2007 г. № 931 «О некоторых мерах по обеспечению информационного взаимодействия государственных органов и органов местного самоуправления при оказании государственных услуг гражданам и организациям» // СЗ РФ. – 2007. – № 53. – Ст. 6627.

Постановление Правительства Российской Федерации от 29 декабря 2007 г. № 947 «Об утверждении Правил разработки, апробации, доработки и реализации типовых программно-технических решений в сфере региональной информатизации» // СЗ РФ. – 2008. – № 2. – Ст. 81.

Распоряжение Правительства Российской Федерации от 27 сентября 2004 г. № 1244-р «О Концепции использования информационных технологий в деятельности федеральных органов государственной власти до 2010 года // СЗ РФ. – 2004. – № 40. – Ст. 3981.

Распоряжение Правительства Российской Федерации от 25 октября 2005 г. № 1789-р о Концепции административной реформы в Российской Федерации в 2006–2008 годах (с изменениями от 9 февраля 2008 г.) // СЗ РФ. – 2005. – № 46. – Ст. 4720; 2008. – № 7. – Ст. – 633.

Распоряжение Правительства Российской Федерации от 17 июля 2006 г. № 1024-р «О Концепции региональной информатизации до 2010 года» // СЗ РФ. – 2006. – № 30. – Ст. 3419.

Распоряжение Правительства Российской Федерации от 20 октября 2010 г. № 1815 «О государственной программе Российской Федерации «Информационное общество (2011–2020 годы)» // СЗ РФ. – 2010. – № 46. – Ст. 6026.

Распоряжение Правительства Российской Федерации от 17 декабря 2010 года № 2299-р «О плане перехода федеральных органов исполнительной власти и федеральных бюджетных учреждений на использование свободного программного обеспечения» // СЗ РФ. – 2010. – № 52 (Ч. 1). – Ст. 7181.

Постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» // Рос. газ. – 2009. – 15 июня.

Постановление Правительства Российской федерации от 22 сентября 2009 г. № 754 «Об утверждении положения о системе межведомственного электронного документооборота» // Рос. газ. – 2009. – 22 сентября.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования». – М.: Стандартинформ, 2007. – 15 с.

ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Процессы управления документами. Метаданные для документов: Часть 1. Принципы». – М.: Стандартинформ, 2009. – 23 с.

ГОСТ Р ИСО 22310-2009 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Руководство для разработчиков стандартов по управлению документами». – М.: Стандартинформ, 2010. – 7 с.

Тема 2. Автоматизация процессов управления документацией

План:

1. Основные объекты и принципы автоматизации процессов управления документацией.

2. Типовые задачи автоматизации: создание, использование, передача, хранение, поиск, контроль исполнения документов.

Литература:

Бобылева М.П. Управленческий документооборот: от бумажного к электронному / М.П. Бобылева. – М.: Издательский дом МЭИ, 2010. – С. 116–137.

Документация в информационном обществе: парадигмы XXI века: докл. и сообщ. на десятой Междунар. науч. – практ. конф., 25–26 нояб. 2003 г. / Федер. арх. агентство, Всерос. науч. – исслед. ин-т документоведения и арх. дела (ВНИИДАД); [ред. совет: М.В. Ларин (председатель) и др.]. – М.: [б. и.], 2004. – С. 76–77, 100, 101–117, 219–226.

Документация в информационном обществе: административная реформа и управление документацией: докл. и сообщ. на одиннадцатой Междунар. науч. – практ. конф., 23–25 нояб. 2004 г. / Федер. арх. агентство (Росархив); Всерос. науч. – исслед. ин-т документоведения и арх. дела (ВНИИДАД); [ред. совет: М.В. Ларин (председатель) и др.]. – М.: [б. и.], 2005. – С. 69–70, 71–79, 81–83, 161–165, 50–70.

Документация в информационном обществе: законодательство и стандарты: докл. и сообщ. на XII Междунар. науч. – практ. конф., 22–23 нояб. 2005 г.: 40 лет ВНИИДАД / Федер. арх. агентство (Росархив), Всерос. науч. – исслед. ин-т документоведения и арх. дела (ВНИИДАД); [ред. совет: М.В. Ларин (председатель) и др.]. – М.: [б. и.], 2006. – С. 39–47.

Документация в информационном обществе: современные технологии документооборота: докл. и сообщ. на XIII Междунар. науч. – практ. конф., 22–23 нояб. 2006 г. / Федер. арх. агентство (Росархив), Всерос. науч. – исслед. ин-т документоведения и арх. дела (ВНИИДАД); [ред. совет: М.В. Ларин (председатель) и др.]. – М.: [б. и.], 2007. – С. 229–234.

Документация в информационном обществе: управление документацией как сфера профессиональной деятельности: докл. и сообщ. на XIV Междунар. науч. – практ. конф., 20–21 нояб. 2007 г. / Федер. арх. агентство (Росархив), Всерос. науч. – исслед. ин-т документоведения и арх. дела (ВНИИДАД); [ред. совет: М.В. Ларин (председатель) и др.]. – М.: [б. и.], 2008. – С. 149–153, 154–162.

Документация в информационном обществе: корпоративный документооборот: докл. и сообщ. на XV Междунар. науч. – практ. конф., 21–22 октяб. 2008 г. / Федер. арх. агентство (Росархив), Всерос. науч. – исслед. ин-т документоведения и арх. дела (ВНИИДАД); [ред. совет: М.В. Ларин (председатель) и др.]. – М.: [б. и.], 2009. – С. 42–53, 121–131.

Документация в информационном обществе. Электронное правительство: управление документами: Доклады и сообщения на XVI Международной научно-практической конференции 26–27 ноября 2009 г. / Федер. арх. агентство (Росархив), Всерос. науч. – исслед. ин-т документоведения и арх. дела (ВНИИДАД); [ред. совет: М.В. Ларин (председатель) и др.]. – М.: [б. и.], 2010. – С. 352–360, 405–414.

Информатизация бизнеса: концепции, технологии, системы / А.М. Карминский, В.П. Нестеров, Б.В. Черников; Под ред. А.М. Карминского. – 2-е изд., перераб. и доп. – м.: Финансы и статистика, 2004. – С. 149–209, 453–471, 534–566.

Ларин М.В. Электронные документы в управлении: Метод. Пособие / М.В. Ларин., О.И. Рысков; ВНИИДАД. – М, 2008. – С. 111–189.

Проанализировать материалы сайтов российских систем электронного документооборота, например:

eos.ru – «Дело» Компания эос;

letograf.ru – «Летограф» Компания Летограф;

evfrat.ru – «Евфрат» Компания Cognitive Technologies;

intertrust.ru – «Office – Media» Компания Интер – Траст;

directum.ru – «DIRECTUM» Компания DIRECTUM.

Подготовиться к анализу возможностей систем для документационного обеспечения управления. Подобрать варианты готовых решений для автоматизации процессов управления документацией.

Планы практических занятий и методические указания по их выполнению

Практические занятия по курсу «Компьютерные информационные технологии в документационном обеспечении управления» проводятся по темам, требующим приобретения практических навыков и закрепления теоретико-методологических знаний. Эти занятия построены в виде имитации реальных работ или технологических процессов, осуществляемых в информационном и документационном обеспечении управления.

Тематические разделы

Тема 1. Принципы построения и функционирования офисных систем в среде пакетов офисных программ

1. Подготовка, хранение, регистрация и обработка документов средствами пакетов офисных программ.

2. Решение задач ДОУ с применением текстовых редакторов.

3. Решение задач ДОУ с применением табличных редакторов.

Контрольные вопросы:

Как средствами пакетов офисных программ можно подготовить, регистрировать, хранить и обрабатывать документы?

Какие задачи ДОУ можно решить с применением текстовых редакторов?

Какие задачи ДОУ можно решить с применением табличных редакторов?

Тема 2. Основные компьютерные информационные технологии, применяемые при управлении документацией

1. Изучение возможностей базы данных MS Access.

3. Особенности поиска информации в Интернете.

4. Выявление ресурсов Интернета на документационное обеспечение управления.

Контрольные вопросы:

1. Какие функции имеет база данных MS Access?

3. Какие особенности поиска информации в Интернете актуальны для Вас?

4. Перечислите выявленные Вами ресурсы Интернета для ДОУ.

Тема 3. Использование автоматизированных систем документационного обеспечения управления

1. Работа с автоматизированными системами ДОУ.

2. Изучение массива информации в 2–3 информационных справочных правовых системах.

3. Лабораторные занятия в системе электронного документооборота (СЭД) дают не только наглядное представление о назначении и всех функциональных возможностях системы, но и прививают навыки работы с ней. Представлены системы электронного документооборота российских производителей.

Примерные темы лабораторных занятий в системе электронного документооборота (СЭД)

1. Функциональные характеристики системы (регистрация документов, работа с файлами (электронными документами), работа с поручениями, работа с проектами документов, формирование дел, информационно – справочная работа и т. д.).

2. Настройка системы на организационную структуру предприятия (кабинеты и справочники).

3. Особенности регистрации РК (регистрационных карточек) различных групп документов.

4. Разделы РК и регистрация связанного документа.

5. Наложение и исполнение резолюций в РК.

6. Поиск РК документов.

7. Просмотр и печать РК.

8. Виды и параметры отчетов.

9. Журнал и реестр передачи документов.

10. Интеграция СЭД с другими программными продуктами.

Примерное задание к лабораторным работам

Предложена таблица:

СЭД – система электронного документооборота

Задания:

I. Проанализировать сайты вендоров.

II. Ответить на вопросы по всем предложенным в таблице СЭД:

1. Какие функции по управлению документацией (функции ДОУ) реализованы в СЭД? Проанализировать каждую СЭД.

2. Определить какие стандартные технологии (платформы), СУБД и программное обеспечение используются в СЭД? Проанализировать каждую СЭД.

Лабораторные занятия в информационно-справочной правовой системе прививают навыки работы, а также демонстрируют варианты решения проблем, связанных с поиском документов в системе и работой с ними.

Примерные темы лабораторных занятий в информационно-справочной правовой системе

1. Быстрый поиск: поиск конкретного документа.

Вам понадобилось найти и изучить текст Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

2. Быстрый поиск: поиск конкретного документа; отправка документа по электронной почте.

– Вам позвонил Ваш коллега и попросил переслать ему по электронной почте текст Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

– Необходимо найти текст Федерального закона «Об Архивном деле» и сохранить его на диск в папку «Мои документы».

3. Быстрый поиск: поиск конкретного фрагмента документа; перенос фрагмента документа в MS Word.

Вы готовите к публикации материал. В связи с этим Вам необходимо найти статью 226 Гражданского кодекса (часть первая). Найдите эту статью и скопируйте ее в MS Word.

4. Быстрый поиск: поиск информации по вопросу; построение полного списка; работа с папками; документ на контроле.

– Необходимо выяснить, какой предельный размер возмещения по вкладам предусмотрен для физических лиц. Документ, содержащий ответ на вопрос, поставьте на контроль, чтобы в случае изменений система сообщила Вам об этом. Заведите системную папку и сохраните в ней все найденные документы.

– Необходимо выяснить, кто в соответствии с законодательством РФ обязан оплачивать обязательное медицинское страхование неработающих студентов вузов дневной формы обучения?

Материально-техническое обеспечение лабораторных занятий

Лабораторные занятия проводятся в Центре информационных технологий ИАИ РГГУ. Наличие плазменной панели помогает в обучении студентов, т. к. сначала преподаватель демонстрирует на большом экране алгоритм работы, затем студенты приступают к самостоятельной работе.

При проведении лабораторных работ используются интернет-источники и методические материалы.

Программные средства, задействованные в процессе обучения:

– Офисный пакет приложений Microsoft Office;

– Свободный пакет офисных приложений OpenOffice.org;

– ABBYY FineReader;

– Internet Explorer, Mozilla Firefox;

– Справочно-правовые системы «Консультант», «Гарант», «Кодекс».

Программные продукты, задействованные в процессе обучения:

– «E1 Евфрат»;

– «Дело»;

– «Дело – кадры»;

– «DIRECTUM»;

– «1С Документооборот»;

– «DocsVision»;

– «IRM Doc».

Методические материалы

При проведении лабораторных работ используются методические материалы, разработанные компанией – производителем СЭД. Каждому студенту предоставляются распечатанные материалы по работе в программе.

Методические рекомендации предназначены для рационального распределения времени студента по видам самостоятельной работы и разделам дисциплины. Они составляются на основе сведений о трудоемкости дисциплины, ее содержании и видах работы по ее изучению, а также учебно-методического информационного обеспечения.

Общая трудоемкость освоения дисциплины для очной формы обучения составляет 7 зачетных единиц, 252 часа, из них 128 часов аудиторных занятий, 124 часа отведены на самостоятельную работу студента.

Общая трудоемкость освоения дисциплины для очно-заочной формы обучения составляет 2 зачетных единицы, 72 часа, из них 16 часов аудиторных занятий, 56 часов отведены на самостоятельную работу студента.

Общая трудоемкость освоения дисциплины для заочной формы обучения составляет 3 зачетных единицы, 108 часов, из них 10 часов аудиторных занятий, 98 часов отведены на самостоятельную работу студента.

Для обеспечения разных видов самостоятельной работы см. раздел Рабочей программы дисциплины «Учебно-методическое обеспечение и информационное обеспечение дисциплины».

Для определения трудоемкости самостоятельной работы по разделам дисциплины см. таблицу в Рабочей программе дисциплины «Структура дисциплины (тематический план)».

При самостоятельном изучении разделов дисциплины необходимо использовать рекомендованные учебные пособия, федеральное законодательство, официальные Интернет-сайты.

Вид самостоятельной работы: подготовка реферата

Темы рефератов:

1. Исследование типовых задач автоматизации документационного обеспечения управления.

2. Исследование современных информационных технологий, используемых при управлении документацией.

3. Использование автоматизированных информационных систем документационного обеспечения управления.

4. Анализ нормативно-правовых актов, регламентирующих процессы внедрения и использования информационных технологий управления документацией.

5. Анализ нормативно-методических документов, регламентирующих процессы внедрения и использования информационных технологий документационного обеспечения управления.

6. Анализ форматов электронных документов, используемых при управлении документацией.

7. Анализ открытых форматов электронных документов и свободного программного обеспечения для решения задач управления документацией.

8. Анализ программных продуктов для осуществления функций управления документацией.

11. Исследование практики использования современных информационных технологий управления документацией за рубежом.

12. Исследование практики использования современных информационных технологий управления документацией в РФ.

13. Анализ автоматизированных систем ДОУ.

14. Планирование деятельности специалиста по управлению документами на базе информационных технологий.

15. Управление документами средствами пакета MS Office.

16. Управление документами на базе Lotus Notes.

Подготовка реферата позволяет закрепить теоретические знания по дисциплине, приобрести навыки самостоятельного углубленного изучения одного из разделов курса. При подготовке реферата студенты получают навыки и умение работать с источниками и литературой, анализировать факты и данные специальной литературы, излагать прочитанное современным профессиональным языком.

Реферат должен быть оформлен в соответствии с требованиями, предъявляемыми к подготовке и оформлению научных работ.

Реферат включает:

– титульный лист;

– введение;

– основную часть (тематические разделы);

– заключение;

– список использованных источников и литературы.

Объем реферата – 15–20 страниц текста (при наборе через 1,5 интервала и размере шрифта 13–14). Реферат пишется на одной стороне стандартного листа бумаги формата А4 (210х197мм).

Страницы реферата нумеруются арабскими цифрами на верхнем поле листа, без кавычек, дефисов и других знаков препинания. Титульный лист и оглавление не нумеруют, но включают в общий объем реферата.

Научно-справочный аппарат реферата включает список источников и литературы и подстрочные сноски. Подстрочные сноски используются во всех случаях цитирования в тексте реферата правовых актов, документов, произведений авторов монографий, статей, учебников, учебных пособий, а также при цитировании стандартных определений терминов и понятий. Все приводимые в реферате факты, цифры, даты, конкретные данные также должны быть подтверждены подстрочными сносками.

Сноски нумеруют в пределах одной страницы арабскими цифрами, текст сноски размещают под последней строкой текста.

Также для подготовки реферата использовать раздел Рабочей программы дисциплины «Учебно-методическое обеспечение и информационное обеспечение дисциплины». Изучить материалы источников, конспекты лекций и семинаров.

Вид самостоятельной работы: подготовка к зачету, экзамену.

Примерный перечень вопросов к зачету (экзамену):

1. Понятие «информационные технологии» в документационном обеспечении управления.

2. Основные информационные технологии, используемые в документационном обеспечении управления. Назначение, место, роль.

3. Технологии создания документов.

4. Технологии хранения документов.

5. Справочно-правовые системы, их состав, структура и принципы построения. Примеры.

6. Средства и виды поиска информации в справочно-правовых системах. Примеры.

7. Понятия «электронный документ» и «электронный документооборот».

9. Разработки ведущих компаний-разработчиков программных продуктов для ДОУ (компания по выбору студента).

10. Критерии оценки и выбора компании-разработчика программного продукта для управления документацией.

11. Использование баз данных в управлении. Примеры.

12. Организационные и технические проблемы контроля исполнения документов.

13. Возможности реализации функций контроля в современных информационных системах.

14. Использование классификаторов и рубрикаторов для создания БД учетного типа.

15. Основные информационные технологии, используемые в работе с информационными ресурсами организации.

16. Реализация типовых задач делопроизводства на примере пакета MS Office.

17. Понятие «корпоративная база данных» и «корпоративная информационная система». Технология «клиент-сервер».

18. Модели коммуникаций, поддерживаемые Lotus Notes.

19. Понятие «поля» в базах данных. Типы полей. Типы данных, используемых в БД.

20. Использование форматов электронных документов документационного обеспечения управления.

21. Открытые форматы ЭД и свободное программное обеспечение, их значение для управления документацией.

22. Форматы хранения электронных документов.

Для подготовки к зачету (экзамену) использовать раздел Рабочей программы дисциплины «Учебно-методическое обеспечение и информационное обеспечение дисциплины. Изучить материалы источников, конспекты лекций и семинаров.

Вид самостоятельной работы: подготовка к семинарским занятиям

См. раздел «Планы семинарских занятий » в УМК.

Также для подготовки к семинарским занятиям использовать раздел Рабочей программы дисциплины «Учебно-методическое обеспечение и информационное обеспечение дисциплины», конспекты лекций и семинаров, а также сайты, указанные в списке источников.

При подготовке к семинарским занятиям самостоятельная работа студента представляет собой следующие виды деятельности:

– самостоятельное ознакомление с предложенными источниками и литературой по теме семинарского занятия;

– выявление составляющих темы занятия, изучение отдельных ее аспектов;

– анализ и обобщение полученной информации;

– создание формы представления информации;

– подготовка к выступлению на семинарском занятии.

Формами представления информации могут быть: доклад, сообщение, заметка.

Доклад представляет собой документ, содержащий изложение результатов работы студента с предложенными источниками и литературой по выбранной студентом теме. В докладе должно быть освещено основное содержание темы, обоснованы выводы и собственные соображения докладчика. Объем доклада составляет 3–5 страниц текста (при наборе через 1,5 интервала и размере шрифта 12 на одной стороне стандартного листа бумаги формата А4.

Сообщение – краткая, обзорная информация по одному из подвопросов темы семинарского занятия. Носит справочный характер или характер дополнения. Объем сообщения может составлять 1–2 страницы текста (при наборе через 1,5 интервала и размере шрифта 12 на одной стороне стандартного листа бумаги формата А4).

Заметка может иметь характер сообщения или отдельного комментария по теме доклада или выступления. Специфики оформления не имеет.

По результатам самостоятельной работы студент должен быть готов к выступлению по теме занятия, освещению отдельного аспекта темы, а также к обсуждению заявленных вопросов.

* * *

Приведённый ознакомительный фрагмент книги Сборник учебно-методической документации кафедры автоматизированных систем документационного обеспечения управления ИАИ РГГУ по направлению подготовки бакалавров «Документоведение и архивоведение». Дисциплины вариативной части, профиль «Организация управления электронными документами» (Коллектив авторов, 2014) предоставлен нашим книжным партнёром -

Делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Документационное обеспечение управления определяет систему принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию, организации работы с документами и их архивного хранения в процессе осуществления управления с учетом используемых информационных технологий. Документирование управленческой деятельности – регламентированный процесс создания документа (разработка содержания, оформление, согласование, утверждение, публикация) на бумаге или ином носителе, обеспечивает его юридическую силу. Оно позволяет организовать работу с документами, создание оптимального документооборота, обеспечение хранения, поиск, использование и контроль исполнения документов в текущей деятельности учреждения.

Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения и отправления. Необходимо отметить, что делопроизводство представляет собой комплекс мероприятий по обеспечению документационного обеспечения управления (ДОУ), а документооборот – это движение документов в рамках ДОУ.

АС ДОУ призвана повысить эффективность управленческой деятельности организаций за счет автоматизации всего комплекса работ с документами и должна решить следующие основные задачи:

• документирование (подготовка, оформление, согласование, утверждение и выпуск документов);
• обеспечение документооборота (прием, регистрация, организация прохождения документов и их проектов, отправка, передача документов на архивное хранение);
• обеспечение работы с документами в процессе осуществления управления (контроль исполнения, учет, оперативное хранение, организация систем классификации, индексировании, поиска и обработки документов; защита от несанкционированного доступа; совместное использование документов при соблюдении необходимого уровня контроля доступа; обеспечение процесса принятия решений и отчетности по документам; информационное обслуживание пользователей);
• автоматизация процедур архивирования, архивного хранения и уничтожения документов, жизненный цикл которых завершен (выполнение правил хранения, обеспечения поиска и использования; осуществление передачи на государственное хранение или уничтожение архивных документов).

Автоматизированная система документационного обеспечения управления создает единое информационное пространство, предоставляющее пользователям средства совместной работы со всеми документами организации: поступающей и исходящей корреспонденцией, внутренними организационно-распорядительными материалами, а также с сопроводительной перепиской – в течение всего их жизненного цикла. После завершения "активной жизни" документов система должна поддерживать их архивное хранение или фиксировать информацию об их уничтожении или передаче на государственное хранение.

Осуществить внедрение АС документационного обеспечения управления в организациях можно следующим образом:

• заказать или выполнить собственными силами разработку системы, непосредственно ориентированную на предметную область организации;
• приобрести готовую тиражно-заказную систему из числа предлагаемых программ на российском рынке и настроить ее на предметную область организации.

Область применения системы "LanDocs" – автоматизация делопроизводства и построение корпоративных архивов электронных документов. Цель внедрения данной системы заключается в создании на объекте автоматизации современной унифицированной системно-технической среды поддержки коллективной работы персонала с электронными документами, обеспечивающей при наличии соответствующего программного обеспечения системы и отработанной технологии работы с системой автоматизацию следующих направлений делопроизводственной деятельности:

• создание и ведение централизованной структурированной базы документной информации с многопользовательским доступом;
• создание и ведение централизованных хранилищ электронных документов (оперативный и долговременный архивы) и работа с текстами электронных документов;
• учет делопроизводственных операций и ведение истории работы с документом;
• автоматизированный поиск по реквизитам документа и по тексту документа;
• автоматизированная рассылка документа и контроль исполнения документов и поручений;
• обеспечение разграничения доступа пользователей к функциональным правам и правам на документы;
• подписание электронных документов электронной цифровой подписью;
• интеграция с корпоративной электронной почтой.

Использование системы предполагает использование технологии работы с документами в автоматизированной среде делопроизводства, поэтому используемые в данном руководстве термины понятийно могут не всегда полностью совпадать с понятием традиционного ("бумажного") делопроизводства.

Программное обеспечение линии "LanDocs" предназначено для комплексной автоматизации процессов делопроизводства и ведения архива электронных документов в организациях различного масштаба и отраслевой принадлежности. Продукты семейства "LanDocs" позволяют включить в контур автоматизированного делопроизводства не только пользователей, объеденных в локальной вычислительной сети, но и территориально удаленных – обеспечивая возможность выполнения делопроизводственных действий и доступ к документам с использованием инфраструктуры Internet/Intranet и систем электронной почты. Функциональность и состав модулей системы направлены на обеспечение полноценной работы с электронными документами, которая аналогична работе с бумажными документами.

Система "LanDocs" представляет собой совокупность следующих программных продуктов:

Система "LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО " – базовая система автоматизации процессов делопроизводства и ведения архива электронных документов. Она реализована в архитектуре "клиент-сервер" на базе промышленной СУБД, функционирует в локальной вычислительной сети персональных компьютеров с ОС Windows 95/98/ NT 2000; поставляется для работы с СУБД "Oracle" и MS "SQL Server"; снабжена документированным OLE-интерфейсом для встраивания сервисов управления документами "LanDocs" в Windows-приложения сторонних разработчиков.

Система "LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ" – серверное программное обеспечение для централизованного управления хранением содержания документов (файлов документов) в электронном архиве. Взаимодействует с системой "LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО" и осуществляет поддержку операций чтения, записи, удаления, передачи файлов документов на долговременное хранение и протоколирования всех этих операций на специализированном сервере под управлением ОС Windows NT 4.0/2000.

Опция полнотекстового поиска "LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ" обеспечивает возможность поиска по текстам документов с использованием морфологического анализа.

"LANImage СКАНИРОВАНИЕ И ВИЗУАЛИЗАЦИЯ ИЗОБРАЖЕНИЙ" – система сканирования бумажных документов и работы с изображением документов (электронных образов бумажных документов). Позволяет комфортно работать с электронными копиями бумажных документов, перемещаться на нужную страницу, выводить изображение в разных масштабах, рассматривать детали в режиме "увеличительного стекла", панорамировать, удалять с изображения пятна и многое другое.

"LanDocs: ИНТЕРНЕТ ДОСТУП" – специализированный web-сервер для доступа к данным системы автоматизации делопроизводства и корпоративному архиву электронных документов через сеть Internet; позволяет выполнить регистрацию, поиск, рассылку и другие операции с документами, используя в качестве платформенно-независимого клиента стандартный Internet Browser (Internet Explorer, Netscape Navigator).

"LanDocs : ПОЧТОВЫЙ СЕРВЕР " – специализированное серверное программное обеспечение, выполняющее роль шлюза к MAPI-совместимой системе электронной почты; обеспечивает возможность рассылки сообщений, заданий и документов из системы "LanDocs" исполнителям, не имеющим программного обеспечения системы "LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО".

"LanDocs : ПОЧТОВЫЙ КЛИЕНТ" – клиентское программное обеспечение, работающее в среде MS Exchange, MS Outlook, Lotus Notes. Пользователь имеет возможность получать задание и документы из базы данных "LanDocs" и отчитываться об исполнении заданий, находясь в почтовом ящике MS Exchange, MS Outlook, Lotus Notes.

"LanDocs: ПОДСИСТЕМА БЕЗОПАСНОСТИ" – подсистема безопасности в системе "LanDocs", предназначенная для защиты информации посредством электронной цифровой подписи и шифрования. Подсистема безопасности включает сервер безопасности и клиентские части пользовательских приложений "LanDocs". Сервер безопасности реализует функции центра сертификации, который обеспечивает выпуск сертификатов открытых ключей на основе запросов пользователей и организацию оперативного доступа пользователей к базе данных сертификатов (формат сертификатов соответствует рекомендациям ITU-T.509). Клиентская часть подсистемы позволяет пользователю подписывать своим личным ключом документы, сообщения и другие информационные объекты "LanDocs", производить проверку подписей других пользователей. События с использованием электронной цифровой подписи, шифрованием, генерацией ключей и выпуском сертификатов фиксируются в протоколах работы подсистемы.

"LanDocs : МАРШРУТИЗАЦИЯ" – программное средство, расширяющее возможности "LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО" по управлению процессами обработки документов. Моделирование процессов движения документа производится удобным и наглядным образом – посредством построения графических карт. Карта определяет маршрут движения сообщения и документа, определяет условия перехода от одного этапа обработки к другому. Созданный таким образом маршрут используется для инициирования движения документа и последующего управления маршрутом его движения. Функции анализа позволяют получать статические данные но фактическим параметрам процессов.

Система "LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО" позволяет выполнять следующие основные функции:

• регистрацию документов;
• ввод текстов документов и поддержку функций работы с файлами;
• обмен документами и сообщениями, направление заданий на исполнение;
• контроль исполнения документов и заданий;
• работу в режиме замещения исполнителя;
• отслеживание делопроизводственных связей между документами, формирование сложно структурированных папок;
• навигацию и поиск документов;
• отчетность по документообороту;
• сканирование бумажных документов, работу с изображениями документов (средствами "LAN Image");
• интеграцию с офисными приложениями для работы с электронными документами;
• интеграцию с внешними Windows-приложениями;
• рассылку заданий и извещений пользователям электронной почты;
• применение электронной подписи, выполнение и контроль делопроизводственных операций над документами;
• работу через Интернет;
• ведение справочников.

"LanDocs" – это система, ориентированная на работу с документами. Документ в системе "LanDocs" представляет собой совокупность данных по документу и информационных объектов, связанных с документом, – регистрационной карточки, файлов и их версий с текстом документа, сведений по истории движения документа, электронной цифровой подписи и т.п. Таким образом, под документом, зарегистрированным в системе "LanDocs", понимают специальный информационный объект – "Документ LanDocs".

Документ "LanDocs" – это совокупность трех основных составляющих: регистрационной карточки, текста документа (файл с текстом документа, прикрепленный к регистрационной карточке), сведений об истории работы с документом (истории движения и выполнения делопроизводственных действий и операций системы, связанных с обращением к документу). При вводе документа в систему не просто вносится информация о документе и вводится текст документа, а создается новый информационный объект – документ "LanDocs", который при наличии текста документа представляет собой полноценный документ.

Регистрационный карточка – заводится на каждый документ (бумажный или электронный), который требуется ввести в систему. Регистрационная карточка документа содержит атрибуты, характеризующие документ и служащие для его поиска. Атрибуты регистрационной карточки, как правило, совпадают с реквизитами документа.

Файл документа (текст документа, содержащий текст, таблицу, изображение, звук и т.д.) – прикрепляется к регистрационной карточке и сохраняется в системе в оригинальном формате файла (без преобразований). Система позволяет хранить несколько файлов по одному документу и множество версий одного файла. Перечень форматов файлов, разрешенных к использованию, определяются администратором. Если документ существует в виде бумажного оригинала, то он может быть отсканирован программным модулем "LANImage", вызываемым для выполнения импорта со сканированием; в дальнейшем изображение документа будет храниться в системе как электронный образ документа, представленный в графическом формате.

Сведения об истории движения документа и работы с документом – совокупность информации, содержащейся в перечне сообщений по документу, и записей в протоколах работы системы относительно информации о примененных электронных подписях.

"Представление" документа в системе как "документа Dm Docs" позволяет придать документам "LanDocs" то же функциональное назначение, которое имеют и обычные "бумажные" документы: информационное, управленческое и правовое.

Реализованные в системе "LanDocs" механизмы защиты информации и разграничения полномочий пользователей позволяют:

• защитить от несанкционированного входа паролем;
• определить права доступа пользователей к документам различного уровня конфиденциальности;
• персонифицировать право доступа к документу, определив список лиц, имеющих право работы с документом;
• шифровать (кодировать) конфиденциальные документы.

Система снабжена парольной защитой входа в систему. При входе пользователя в систему запрашивается его имя и пароль, после чего система предоставляет ему возможность выполнять только функции, которые предоставлены пользователю в соответствии с его функциональными правами.

Дополнительное разграничение полномочий пользователей по доступу к документам реализуется на основании механизма уровней конфиденциальности.

Система обеспечивает "Права на файл" – список операций с файлами документов, которые регламентированы для каждого файла. Для файла, уже введенного в документ, могут быть назначены следующие права:

• возврат к предыдущей версии;
• изменение имени файла;
• изменение статуса файла;
• назначение права на файл;
• просмотр;
• редактирование;
• удаление.

При использовании программного обеспечения "LanDocs: ПОДСИСТЕМА БЕЗОПАСНОСТИ" дополнительно обеспечивается защита целостности документов "LanDocs" (ревизионная безопасность на программном уровне).

При использовании для долговременного хранения неперезаписываемых носителей обеспечивается ревизионная безопасность на физическом уровне по отношению к файлам документов.

Дополнительные средства безопасности могут быть включены в технологический цикл использования и обслуживания системы.

Назначение программной линии "LanDocs". Линия программных продуктов "LanDocs" предназначена для построения автоматизированных систем ДОУ на предприятиях различного масштаба и специализации. Программа "LanDocs" позволяет реализовать целый спектр разнообразных проектных решений, таких как:

• система автоматизации делопроизводства и документооборота, основанная на отечественных стандартах и нормах, практике учета документов и контроля исполнения поручений. Она предоставляет разные уровни функциональности для различных категорий сотрудников;
• корпоративное хранилище (архив) электронных документов, обеспечивающее надежную защиту документов от несанкционированного доступа, возможность полнотекстового поиска с учетом языковой морфологии, протоколирование и аудит действий пользователей, связанных с доступом к документам;
• система автоматизации деятельности ведомственных архивов и архивных подразделений организации, функционирующая в соответствии с требованиями Государственной архивной службы РФ. Она обеспечивает подготовку специализированной отчетности ведомственных архивов и поддерживает специальные технологии пакетного ввода бумажных документов в электронный архив;
• система автоматизированной поддержки бизнес-процессов организации, позволяющая определить маршрут движения документов и управлять их потоком.

Технологии внедрения ПО "LanDocs ". После внедрения АС ДОУ дальнейшая стратегия предполагает построение эффективной системы управления проектом, которая должна обеспечить:

• максимальное соответствие достигаемых результатов стратегическим целям проекта;
• повышение точности планирования проекта;
• максимальный контроль со стороны руководства проекта, обеспечивающий возможность выявления и устранения негативных тенденций в реализации проекта на самых разных стадиях;
• минимизацию рисков проекта.

Внедрение проекта осуществляется совместной командой, в которую включаются:

• от создателя программы – руководитель проекта, персонал группы внедрения, работающий на территории заказчика, и персонал группы обеспечения, решающий вопросы технической поддержки ведения документации проекта;
• заказчика – ответственный представитель, имеющий зафиксированное в приказе право оперативно решать все вопросы, связанные с реализацией проекта, и рабочая группа, в которую входят, как правило, специалисты по сопровождению ПО, поддержки ОС, СУБД, электронной почты и т.д., а также специалисты по информационной безопасности и необходимый в проекте персонал функциональных подразделений.

При внедрении используется типовая методика, которая изменяется под специфику конкретного проекта – его масштаб, тип внедрения системы, степень участия персонала от создателя программы в работах по внедрению и т.д. Типовая схема включает следующие этапы – подготовительный, обследование состояния документационного управления, внедрение пилотного проекта (на ограниченном числе рабочих мест), опытную эксплуатацию в пилотной зоне, уточнение правил функционирования системы по результатам опытной эксплуатации системы, гарантийное и послегарантийное сопровождение.

Особое внимание при внедрении систем уделяется документированию проекта. Как правило, по результатам этапа обследования разрабатываются документы "Отчет об обследовании", "Цели, ограничения и риски проекта", "Техническое задание на внедрение системы". При передаче в промышленную эксплуатацию заказчику, как правило, предоставляется проект документа "Инструкция по автоматизированному делопроизводству", а в рамках проектов внедрения безбумажных технологий дополнительно могут быть разработаны "Положение об электронном документе" и "Положение об электронной цифровой подписи".

Рассмотрим одну из характерных автоматизированных систем документационного обеспечения управления, являющуюся представителем первой группы.

Автоматизированная информационная система (АС) "ДЕЛО" полностью соответствует существующей делопроизводственной практике. Во-первых, система может сопровождать традиционно принятый на предприятии электронный документооборот, упорядочивая технологии делопроизводства. Во-вторых, система позволяет существенно расширить рамки традиционной организации документооборота за счет частичного или полного использования функций электронного документооборота и обработки документов на ЭВМ.

АС "ДЕЛО" предназначена для работы с использованием возможностей локальной сети организации, реализована в архитектуре "клиент-сервер" на базе промышленных СУБД и состоит из ряда специализированных автоматизированных рабочих мест (АРМ), сконфигурированных для выполнения основных функций делопроизводства.

АС "ДЕЛО", установленная в организации с территориально распределенной структурой, должна быть связана с другими подобными ей системами посредством электронной почты, поддерживающей интерфейс МАРЕ. В систему включен web-сервер делопроизводства, обеспечивающий руководителям и специалистам простой и эффективный доступ к данным о документах и самим документам с любого локального или удаленного АРМ по сети Интернет (интранет). Стандартная версия системы "ДЕЛО" работает с СУБД "Oracle" и МС "SQL Server". Функции, предоставляемые каждому отдельному пользователю системы, определяются его должностными обязанностями и ролью в документообороте организации.

АРМ регистрации входящих документов обеспечивает централизованную или децентрализованную регистрацию всей поступающей в организацию корреспонденции. При этом на каждый поступивший в организацию документ, независимо от места его регистрации, заводится регистрационная карточка, в которой системой фиксируется входящий номер (индекс). Для каждой подгруппы документов возможна собственная нумерация по правилам, совпадающим с принятым в организации порядком индексации документов.

АРМ контроля осуществляет работы с документами, имеющими поручения с плановыми датами исполнения. Регистрационная карточка контроля документа выделяется соответствующим признаком. При рассылке контрольных поручений документа его регистрационная карточка, в дополнение к рассылке по исполнителя, помещается в папку на контроле. Пользователи, осуществляющие контроль исполнения документов, готовят сводки об исполнение контрольных документов и справки-напоминания по исполнению контрольных документов.

АРМ должностного лица обеспечивает работу сотрудников предприятия, являющихся официальными участниками документооборота – корреспондентами и адресатами документов. В адрес должностных лиц поступают документы, они их визируют и подписывают, дают поручения. Регистрируемые системой должностные лица совсем не обязательно являются ее пользователями. За должностных лиц в системе могут работать пользователи, имеющие соответствующие полномочия (АРМ помощника). Если в системе работают непосредственно сами должностные лица и их помощники, то они должны быть зарегистрированы как пользователи.

АРМ системного технолога поддерживает работу администратора системы. Системный технолог выполняет операции по контролю и исправлению ошибок в работе пользователей, заполнению, дополнению и изменению содержимого справочников систем; настраивает систему на текущие изменения в структуре и документообороте организации. Он осуществляет включение пользователей в систему, распределение прав и привилегий.

АРМ получения справок и отчетов по документам поддерживает работу работника службы делопроизводства, осуществляющего получение различных справок и формирование печатных отчетов, содержащих сведения о документообороте, сводки об исполнении документов.

АРМ работника службы делопроизводства подразделения осуществляет выполнение всех функций, необходимых для сопровождения исполнения документа в соответствующем подразделении.

АРМ регистрации исходящих документов обеспечивает регистрацию исходящей корреспонденции, подписанной должностным лицом, в одном или нескольких структурных подразделениях организации. Вне зависимости от места регистрации исходящего документа ему присваивается регистрационный номер, формируемый по единым для данной подгруппы документов правилам. Включение документа в дело осуществляется путем занесения в регистрационную карточку записи, содержащей наименование дела (согласно справочнику номенклатуры дел), даты и времени списания. Справочник номенклатуры дел заполняется системным технологом в соответствии с ежегодно утверждаемой номенклатурой дел организации.

АРМ рассылки документов позволяет специальному структурному подразделению организации выполнять отправку исходящей корреспонденции. При этом в регистрационную карточку документа проставляются дата и время фактической отправки документа во внешнюю организацию, фиксируется способ отправки (фельдсвязь, почта, телеграмма и т.п.) и номер реестра почтовой службы. Реестры отправки документов могут быть распечатаны для передачи соответствующей почтовой службе вместе с документами. Дополнительно поддерживается возможность формирования конвертов с их последующей надпечаткой.

АРМ системного программиста обеспечивает работу по сопровождению автоматизированной системы делопроизводства.

Автоматизированная система документационного обеспечения управления "ДЕЛО" состоит из четырех подсистем: "делопроизводство", "отчетные формы", "справочники", "администрирование".

Подсистема "Делопроизводство" реализует выполнение основных функций системы и состоит из следующих модулей:

• модуль "Регистрация" позволяет ввести значения реквизитов регистрационной карточки, включая "прикрепление" к карточке файла с текстом документа, установить связи между документами, а также передать документ в модуль "Исполнение";
• модуль "Исполнение" обеспечивает исполнение документа, включая вынесение по документу поручений, оформление отчетов исполнителей, списание документа в дело;
• модуль "Поиск" осуществляет поиск документов в картотеке по назначению реквизитов их регистрационных карточек. Обнаружение документа с помощью поиска необходимо в том случае, если пользователь не знает, в какой картотеке находится документ. Результаты поиска, в частности, могут быть использованы как инструмент контроля исполнения документов или формирование произвольных отчетных сводок (например, формирование списка не исполненных данным должностным лицом документов);
• модуль "Реестр". С его помощью идет обработка документов, подлежащих отправке, включая формирование и распечатку стандартных форм реестров рассылки.

Подсистема "Отчетные формы" формирует список в соответствии с заранее определенными критериями отбора и оформляет их в виде стандартных печатных форм. Подсистемой поддерживается формирование сведений о документообороте, сводки об исполнении контрольных документов, а также сводки напоминаний об исполнении контрольных документов и т.д.

Подсистемой "Справочники" реализуется функция обслуживания справочников системы, таких как справочник организационной структуры учреждения, правил делопроизводства и др.

Подсистема "Администрирование" используется для ведения списка пользователей системы, в котором для каждого пользователя определяются персональный идентификатор и пароль, права доступа к картотекам системы, документам разных грифов допуска, подсистемам и функциям системы. В системе предусмотрена возможность использования электронно-цифровой подписи (ЭЦП) и шифрования.

Описание презентации по отдельным слайдам:

1 слайд

Описание слайда:

2 слайд

Описание слайда:

Организация делопроизводства и документооборота с использованием средств электронных коммуникаций. Основные термины и понятия Документационное обеспечение управления (ДОУ) охватывает вопросы документирования, организации работы с документами в процессе осуществления управления и систематизацию их архивного хранения. Документирование представляет собой создание документов, т. е. их составление, оформление, согласование и изготовление. Делопроизводство: комплекс мероприятий по обеспечению ДОУ предприятия или организации. Иногда говорят, что ДОУ является основной функцией делопроизводства. Организация работы с документами - обеспечение движения, поиска, хранения и использования документов. Систематизация архивного хранения документов - определение правил хранения создаваемой в организации информации, ее поиска и использования для поддержки принятия управленческих решений. Документооборот - движение документов в рамках ДОУ. Деловая процедура - последовательность определенных операций, совершаемых сотрудниками организаций для решения какой-либо задачи или цели в рамках деятельности предприятия или организации. Электронный архив решает задачи систематизации архивного хранения электронных документов в рамках ДОУ.

3 слайд

Описание слайда:

Электронное делопроизводство и документооборот на предприятии Электронное делопроизводство и документооборот на предприятии - автоматизированная многопользовательская система, сопровождающая процесс управления работой иерархической организации Основные понятия электронного делопроизводства и документооборота Электронный документооборот (ЭДО) - единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства». Электронный документ (ЭД) - документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной цифровой подписью (ЭЦП) и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата. Электронная цифровая подпись (ЭЦП) - аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов. Электронный документооборот. Основные преимущества внедрения: сокращение финансовых и временных издержек по созданию и обработке документов; эффективная организация документооборота дает повышение оперативности деятельности подразделений и служб компании; интеграция информации, содержащей данные в различных документах, для принятия руководством оперативных и обоснованных управленческих решений; создание условий для перехода от рутинного бумажного документооборота к перспективной безбумажной (электронной) технологии; оптимизацию бизнес-процессов связанных с делопроизводством и документооборотом на предприятии;

4 слайд

Описание слайда:

Создание документов на основе шаблонов Способы создания шаблонов: С чистого листа На основе готового документа Шаблон представляет собой заготовку или пустой бланк, в котором пользователь в соответствии со своими задачами заполняет нужные графы собственной информацией. Этапы создания шаблонов: 1. Файл – создать (выбрать тип документа - шаблон) 2. Редактирование шаблона как обычного документа 3. Вставка макросов и информационных полей (меню вставка команда поле) 4. Файл - Сохранить как – выбрать тип документа шаблон и ввести название.

5 слайд

Описание слайда:

Создание шаблонов документов на основе форм Элементы форм: Текстовое поле Флажок Поле со списком Таблица Рамка Затемнение полей У каждого элемента формы есть свои параметры Меню Вид - Панель инструментов - Формы После создания шаблона и расстановки полей форм устанавливается защита на изменение ПРИМЕР шаблона с использованием форм

6 слайд

Описание слайда:

Электронная цифровая подпись. Назначение и применение Электро́нная цифрова́я по́дпись (ЭЦП) - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки Использование цифровой подписи позволяет осуществить: Контроль целостности передаваемого документа: при любом случайном или преднамеренном изменении документа подпись станет недействительной, Защиту от изменений (подделки) документа: гарантия выявления подделки при контроле целостности делает подделывание нецелесообразным. Невозможность отказа от авторства. Так как создать корректную подпись можно, лишь зная закрытый ключ, владелец не может отказаться от своей подписи. Доказательное подтверждение авторства документа: Так как создать корректную подпись можно, лишь зная закрытый ключ, владелец пары ключей может доказать своё авторство подписи под документом Все эти свойства ЭЦП позволяют использовать её для следующих целей: Декларирование товаров и услуг (таможенные декларации) Регистрация сделок по объектам недвижимости Использование в банковских системах Электронная торговля и госзаказы Контроль исполнения государственного бюджета В системах обращения к органам власти Для обязательной отчетности перед государственными учреждениями Организация юридически значимого электронного документооборота В расчетных и трейдинговых системах

7 слайд

Описание слайда:

Электронная цифровая подпись. Средства и применение Схемы построения цифровой подписи Существует несколько схем построения цифровой подписи: На основе алгоритмов симметричного шифрования. Данная схема предусматривает наличие в системе третьего лица - арбитра, пользующегося доверием обеих сторон. Авторизацией документа является сам факт зашифрования его секретным ключом и передача его арбитру. На основе алгоритмов асимметричного шифрования. На данный момент такие схемы ЭЦП наиболее распространены и находят широкое применение. Общепризнанная схема цифровой подписи охватывает три процесса: Генерация ключевой пары. При помощи алгоритма генерации ключа равновероятным образом из набора возможных закрытых ключей выбирается закрытый ключ, вычисляется соответствующий ему открытый ключ. Формирование подписи. Для заданного электронного документа с помощью закрытого ключа вычисляется подпись. Проверка (верификация) подписи. Для данных документа и подписи с помощью открытого ключа определяется действительность подписи. Условия использования ЭЦП: Верификация подписи должна производиться открытым ключом, соответствующим именно тому закрытому ключу, который использовался при подписании. Без обладания закрытым ключом должно быть вычислительно сложно создать легитимную цифровую подпись.

8 слайд

Описание слайда:

Microsoft Outlook - средство автоматизации рабочего места Microsoft Outlook обеспечивает возможность обмениваться сообщениями электронной почты, управлять календарем, задачами и списком контактов Интерфейс Microsoft Outlook